IPAFFS-melding: wie meldt, wanneer en hoe?

IPAFFS (Import of Products, Animals, Food and Feed System) is het Britse online systeem waarin importeurs en importagenten dieren, dierlijke producten, bepaalde levensmiddelen en diervoeders en planten aanmelden vóór invoer in Groot-Brittannië. Als Nederlandse exporteur dien je de melding meestal niet zelf in: dat doet de Britse importeur of zijn agent. Jij zorgt voor de juiste certificaten en gegevens.

Wie dient de IPAFFS-melding in?

Volgens GOV.UK wordt IPAFFS gebruikt door importeurs en door importagenten die namens hen handelen; een agent registreert zich met de gegevens van zijn eigen bedrijf. Degene die de melding indient, is verantwoordelijk voor de zending vanaf aankomst in Groot-Brittannië tot de controles zijn afgerond (GOV.UK: IPAFFS). Spreek vóór het vertrek van de vrachtwagen af wie dat is. Hoe de verdeling van verantwoordelijkheden werkt, lees je in IPAFFS in 2026: who must file (EN).

Voor welke goederen is een melding nodig?

GOV.UK noemt de volgende categorieën waarvoor vooraf een melding nodig is, zowel uit de EU als uit andere landen:

• levende dieren en kiemproducten;
• dierlijke bijproducten (ABP);
• levensmiddelen en diervoeders van niet-dierlijke oorsprong met hoog risico (HRFNAO);
• producten van dierlijke oorsprong (POAO);
• samengestelde levensmiddelen;
• planten en plantaardige producten met middelhoog en hoog risico.

Planten met laag risico hoeven niet te worden aangemeld. Bij invoer uit de EU geldt voor planten met hoog risico en middelhoog risico A een IPAFFS-melding; voor planten met middelhoog risico B volstaat een fytosanitair certificaat (GOV.UK: Import plants and plant products from the EU). Of jouw product eronder valt, bepaalt de categorie, niet het uiterlijk van de goederen; zie ook when do goods need IPAFFS (EN).

Wat regelt de Nederlandse exporteur?

Voor dierlijke producten en planten heb je certificaten nodig die worden afgegeven in het land van uitvoer. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) publiceert de exporteisen voor het VK, zoals het document met de fytosanitaire eisen voor diverse producten en de informatie over exportcertificering van vlees en vis. GOV.UK meldt dat Groot-Brittannië verifieerbare gezondheidscertificaten in pdf-formaat uit de EU, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen accepteert voor levende dieren en dierlijke producten. Voor planten uit de EU met hoog of middelhoog risico moet de exporteur een fytosanitair certificaat verkrijgen; een scan daarvan of een ePhyto wordt bij de melding gevoegd. Meer over het akkoord tussen het VK en de EU: voedselexport naar het VK.

Termijnen en de aanmelding stap voor stap

De minimale termijnen die GOV.UK bevestigt:

• planten en plantaardige producten met hoog of middelhoog risico A: ten minste 4 werkuren voor landing in Groot-Brittannië bij lucht- en ro-ro-vervoer, en ten minste 1 werkdag voor aankomst bij andere vervoerswijzen;
• producten van dierlijke oorsprong: ten minste 1 werkdag voor de verwachte aankomst op het punt van binnenkomst (GOV.UK: Import or move food and drink from the EU).

Voor de overige categorieën vind je de termijnen in de GOV.UK-richtlijnen die vanaf de IPAFFS-pagina zijn gelinkt. Een te late melding kan de zending vertragen. De stappen:

1. Stel vast of de goederen onder het systeem vallen (categorie, risiconiveau, land van oorsprong).
2. Registreer je in IPAFFS (de agent met eigen bedrijfsgegevens) en zorg voor een EORI-nummer voor de douaneafhandeling.
3. Bereid de documenten elektronisch voor, bijvoorbeeld als pdf.
4. Maak de melding aan en voeg de documenten toe voordat je indient.
5. Dien in binnen de termijn en bewaar het CHED-referentienummer.
6. Vermeld het CHED-nummer in de douaneaangifte. In CDS komt het nummer in dataelement 2/3 in het formaat GBCHDjjjj.nnnnnnn; ontbreekt het, dan kunnen de goederen worden vastgehouden (zie de GOV.UK-richtlijn hierboven).

CHED: de importmelding

Na indiening krijg je een referentienummer, voor producten van dierlijke oorsprong bijvoorbeeld in het formaat CHEDP.GB.JJJJ.XXXXXXX; het nummer hoeft niet op het gezondheidscertificaat. Bestaat een zending uit goederen van verschillende groepen, dan dien je voor elk type goederen een eigen melding in: CHED.D voor HRFNAO en CHED.P voor het dierlijke product. Een zending die voor SPS-controles wordt geselecteerd, moet worden aangeboden bij een grenscontrolepost (BCP) (GOV.UK).

Veelgemaakte fouten

1. Aannemen dat de goederen niet onder het systeem vallen omdat ze op gewone handelswaar lijken.
2. Te laat melden ten opzichte van de termijnen van GOV.UK.
3. Een onjuiste goederencode of omschrijving, waardoor de categorie verkeerd wordt bepaald; zie HS-codes.
4. Documenten niet elektronisch of niet vóór indiening toevoegen.
5. Voor goederen uit verschillende groepen één melding indienen.
6. Onduidelijke taakverdeling tussen exporteur, vervoerder, importeur en agent.

Wanneer helpt een douaneagentschap?

Wij zijn een douaneagentschap dat is geregistreerd in CDS, met een UK EORI-nummer. We helpen bij het voorbereiden en indienen van IPAFFS-meldingen voor planten en dierlijke producten die naar het VK gaan en bij de bijbehorende douaneaangifte. Neem contact met ons op met de gegevens van je zending. De kosten staan op één pagina: wat kost douane-inklaring in het VK (EN).

Veelgestelde vragen