Kontrole dokumentacyjne i fizyczne: czym się różnią i jak się przygotować

Skąd organ celny wie, co skontrolować

Organy celne kontrolują zgłoszenia na podstawie analizy ryzyka (art. 46 Unijnego Kodeksu Celnego). Zgłoszenie jest weryfikowane systemowo, a następnie może zostać zwolnione bez dalszych czynności albo skierowane do sprawdzenia. Kryteria wyboru nie są publiczne, a kontrole mogą też mieć charakter losowy (art. 46 ust. 2 UKC), więc nie można zakładać, że dobrze przygotowana przesyłka zawsze przejdzie bez kontroli. W Wielkiej Brytanii zgłoszenia w CDS weryfikuje HMRC, a towar może oglądać Border Force.

Powiększ

Kontrola dokumentacyjna

Kontrola dokumentacyjna polega na sprawdzeniu zgłoszenia i dołączonych dokumentów bez otwierania przesyłki. Organ może zażądać faktury, listu przewozowego, dowodu pochodzenia, pozwoleń, umowy sprzedaży czy dowodów zapłaty, aby zweryfikować wartość celną, klasyfikację i pochodzenie. Podstawą w UE jest art. 188 UKC, który pozwala organom badać zgłoszenie i dokumenty oraz żądać dodatkowych dokumentów. Typowe powody zapytania to zbyt ogólny opis towaru, rozbieżności wartości między dokumentami i brak dowodu pochodzenia – tych błędów dotyczy także artykuł 3 błędy w dokumentach celnych PL-UK.

Kontrola fizyczna

Kontrola fizyczna oznacza badanie samego towaru: sprawdzenie ilości, oznaczeń, opakowania i zgodności z deklarowanym opisem, a w razie potrzeby ważenie lub pobranie próbek do badania. Wymaga dostępu do towaru, więc zwykle wydłuża czas odprawy i może powodować dodatkowe koszty transportu lub składowania. Podstawa unijna to także art. 188 UKC; w praktyce kontrolę fizyczną poprzedza zwykle analiza dokumentów. Jak wygląda kontrola na granicy, opisuje artykuł Kontrola celna – jak wygląda i jak się przygotować.

Co robić, gdy towar został zatrzymany

• sprawdź w systemie zgłoszeniowym lub u agenta, czego dokładnie żąda organ,
• dostarcz brakujące dokumenty lub wyjaśnienia możliwie szybko, bo do czasu rozstrzygnięcia towar zwykle nie jest zwolniony,
• przy kontroli fizycznej zapewnij dostęp do towaru i dokumentów przewozowych,
• jeśli deklaracja zawiera błąd, skorzystaj z procedury korekty (jak poprawić zgłoszenie).

Pomocne są też Co zrobić, gdy towar zatrzyma kontrola celna oraz checklista 15 minut dla przewoźnika i spedytora.

Jak się przygotować do kontroli

Przed zgłoszeniem zadbaj o spójność faktury, listy pakunkowej, dokumentu przewozowego i polisy, o precyzyjny opis towaru z właściwym kodem HS oraz o dowód pochodzenia, jeśli stosujesz stawkę preferencyjną. Wartość celną udokumentuj tak, aby dało się ją obronić (wartość celna towaru). Warto też ustalić z agentem, kto odpowiada za jakie dane, i zachować korespondencję oraz historię zapytań taryfowych.

Kontrola po zwolnieniu towaru

Organy mogą skontrolować zgłoszenie także po zwolnieniu towaru. W UK deklaracje importowe i eksportowe przechowuje się co najmniej 4 lata, a dokumentację VAT co najmniej 6 lat (gov.uk – Archiving your trade documents); w UE dokumenty celne co najmniej 3 lata (art. 51 UKC). Szczegóły kontroli następczej opisuje artykuł Kontrola celna po odprawie. Gdy korzystasz z agenta, pamiętaj: przy reprezentacji pośredniej agencja odpowiada solidarnie z klientem, a przy reprezentacji bezpośredniej co do zasady nie.

Easy Clearance specjalizuje się w odprawach do i z UK – jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z nami.

Najczęstsze pytania