Jak działa reprezentacja bezpośrednia?

Na czym polega reprezentacja bezpośrednia

Reprezentacja bezpośrednia oznacza, że agencja celna składa zgłoszenie w imieniu i na rzecz importera lub eksportera (w prawie unijnym: art. 18 Unijnego Kodeksu Celnego). Zgłoszenie dotyczy klienta, który jest stroną odpowiedzialną za jego poprawność i za należności. W reprezentacji pośredniej agencja działa we własnym imieniu, ale na rzecz klienta, i odpowiada solidarnie z nim za dług celny – szczegóły w artykułach Jak działa reprezentacja pośrednia oraz Przedstawiciel celny bezpośredni i pośredni – różnice i odpowiedzialność.

Rodzaj reprezentacji wskazuje się w zgłoszeniu (w kodzie statusu przedstawiciela) i w instrukcji dla agenta. Wytyczne HMRC wymagają, by pisemna instrukcja pokazywała, czy agent działa bezpośrednio czy pośrednio, a przedstawiciel nie może działać bez Twojego pisemnego upoważnienia (gov.uk – Appoint someone to deal with customs on your behalf). W UE przedstawiciel musi wykazać, że działa jako przedstawiciel, i mieć upoważnienie; w przeciwnym razie uznaje się, że działa we własnym imieniu (art. 18–19 UKC).

Powiększ

Kto za co odpowiada

Przy reprezentacji bezpośredniej to Ty jako importer lub eksporter odpowiadasz za prawdziwość danych w zgłoszeniu, wartość celną, klasyfikację i dowody pochodzenia. Wytyczne HMRC przypominają, że niezależnie od tego, kogo zatrudnisz, pozostajesz odpowiedzialny za należytą staranność w deklaracjach, a zakres odpowiedzialności agenta zależy też od umowy handlowej. HMRC wskazuje także, że przy reprezentacji bezpośredniej przedstawiciel w określonych okolicznościach nie odpowiada solidarnie. Agent odpowiada przede wszystkim za rzetelne wykonanie zleconej usługi. Dlatego zakres zlecenia i podział ról najlepiej spisać w umowie.

Co przygotować do zgłoszenia

• pełnomocnictwo wskazujące reprezentację bezpośrednią,
• numer EORI klienta – importer lub eksporter prowadzący działalność gospodarczą potrzebuje własnego numeru EORI w kraju odprawy (EORI w UE, EORI w UK); przy jednorazowych zgłoszeniach osób prywatnych zwykle nie jest potrzebny,
• fakturę handlową, dokument przewozowy (CMR, B/L lub AWB) i packing list,
• dowód pochodzenia, jeśli klient chce skorzystać ze stawki preferencyjnej (oświadczenie o pochodzeniu i REX),
• dodatkowe zezwolenia lub świadectwa dla towarów regulowanych.

Jak wygląda zgłoszenie krok po kroku

1. Klient przekazuje komplet dokumentów i podpisuje pełnomocnictwo.
2. Agencja ustala kod taryfowy i wartość celną (jak je ustalić).
3. Przed przybyciem towaru składane jest zgłoszenie bezpieczeństwa: w UK ENS w systemie Safety and Security GB, a przy wjeździe do UE ENS w ICS2.
4. Agencja składa zgłoszenie celne: w UK w CDS, w Polsce w systemie PUESC (AIS przy imporcie, AES przy eksporcie).
5. Organ celny zwalnia towar albo prosi o dokumenty lub kontroluje przesyłkę (kontrole dokumentacyjne i fizyczne); po zwolnieniu klient otrzymuje potwierdzenie.

Jeśli deklaracja zawiera błąd, trzeba ją skorygować – zasady opisuje artykuł Korekta i unieważnienie zgłoszenia celnego, a konsekwencje błędów Kary celne dla firm.

Archiwizacja dokumentów

W UK deklaracje importowe i eksportowe oraz powiązane dokumenty przechowuje się co najmniej 4 lata, a dokumentację VAT co najmniej 6 lat (gov.uk – Archiving your trade documents). W UE dokumenty celne przechowuje się co najmniej 3 lata (art. 51 UKC), a dokumentację podatkową w Polsce zwykle dłużej. Jeśli korzystasz z agenta, pamiętaj, że to Ty odpowiadasz za informacje, które przekazał organom w Twoim imieniu.

Easy Clearance specjalizuje się w imporcie i eksporcie do UK. Chcesz ustalić, czy reprezentacja bezpośrednia jest dla Ciebie właściwa? Skontaktuj się z nami.

Najczęstsze pytania