Kontrola celna po odprawie — jak wygląda kontrola KAS w firmie i audyt HMRC

Polska: kontrola celno-skarbowa KAS

Podstawę prawną kontroli po odprawie stanowi ustawa z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, w szczególności dział V regulujący kontrolę celno-skarbową. W odróżnieniu od klasycznej kontroli podatkowej, przy której organ zawiadamia o zamiarze jej wszczęcia (art. 282b Ordynacji podatkowej), kontrola celno-skarbowa rozpoczyna się bez uprzedniego zawiadomienia — z urzędu, w dniu doręczenia kontrolowanemu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (art. 62 ustawy o KAS).

Zakres i przebieg

Kontrola celno-skarbowa może obejmować m.in. prawidłowość zgłoszeń celnych, klasyfikację taryfową, wartość celną, pochodzenie towaru, rozliczenie VAT importowego oraz przestrzeganie warunków procedur specjalnych (np. składu celnego, uszlachetniania). Kontrolujący mają prawo wglądu w dokumentację księgową, handlową i transportową firmy.

Protokół i wynik kontroli

Sposób zakończenia zależy od zakresu kontroli. Kontrola przestrzegania prawa celnego — a także prawa podatkowego związanego z przywozem lub wywozem towarów, jeśli nie obejmuje innych podatków — kończy się protokołem (art. 84 ust. 1 ustawy o KAS), zawierającym m.in. przedmiot i zakres kontroli, miejsce i czas, opis ustaleń faktycznych i dokumentację dowodów. Do takiego protokołu stosuje się odpowiednio art. 291 Ordynacji podatkowej: firma, która nie zgadza się z ustaleniami, może w terminie 14 dni od doręczenia protokołu przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia wraz z wnioskami dowodowymi (art. 84 ust. 4 ustawy o KAS). Jeśli nie stwierdzono nieprawidłowości, protokołu się nie sporządza.

Kto może być objęty kontrolą

Kontrola celno-skarbowa może objąć nie tylko samego importera lub eksportera, ale też przedstawiciela celnego działającego w jego imieniu — zwłaszcza przy przedstawicielstwie pośrednim, gdzie agencja celna ponosi odpowiedzialność solidarną za dług celny. W praktyce oznacza to, że dokumentację i wyjaśnienia mogą być zobowiązane przedstawić obie strony — importer/eksporter oraz jego agencja celna — dlatego dobra komunikacja i wspólny dostęp do dokumentacji transakcji między firmą a agencją są kluczowe przy każdej kontroli.

Gdy kontrola celno-skarbowa obejmuje szerzej przestrzeganie prawa podatkowego (np. rozliczenia VAT firmy), kończy się doręczeniem wyniku kontroli (art. 82 ustawy o KAS). W terminie 14 dni od jego doręczenia firma może skorygować w zakresie objętym kontrolą uprzednio złożoną deklarację podatkową — co pozwala uniknąć przekształcenia kontroli w postępowanie podatkowe (art. 83).

Wielka Brytania: post-clearance audit i compliance checks HMRC

HMRC ma prawo weryfikować prawidłowość rozliczeń celnych i podatkowych już po zwolnieniu towaru — w ramach tzw. post-clearance compliance checks (określenie „post-clearance audit” to potoczna nazwa branżowa). Kontrola może dotyczyć m.in. klasyfikacji towarowej, wartości celnej, pochodzenia towaru wykorzystywanego do preferencji taryfowych w ramach umowy o handlu UK–UE (TCA), stosowania procedur specjalnych oraz poprawności odroczonego rozliczenia VAT importowego (postponed VAT accounting).

Jak się przygotować

W praktyce HMRC może zażądać wglądu do dokumentacji handlowej — faktur, kontraktów, deklaracji dostawcy o pochodzeniu, dowodów transportu, kalkulacji wartości celnej — obejmującej okres kilku lat wstecz (standardowe terminy przedawnienia w prawie celnym UK i UE liczone są zazwyczaj w latach, nie miesiącach). Firma powinna być w stanie w rozsądnym czasie przedstawić komplet dokumentów uzasadniających dane zadeklarowane w każdym zgłoszeniu.

Skutki kontroli

Jeśli audyt wykaże nieprawidłowości, HMRC może wydać decyzję o donaliczeniu należności celnych i/lub nałożyć karę cywilną (Customs Civil Penalty) — patrz osobny poradnik o karach celnych. Od takiej decyzji firmie przysługuje prawo do statutory review lub odwołania do First-tier Tribunal.

Kontrola preferencji taryfowych w ramach TCA UK–UE

Szczególnym obszarem zainteresowania post-clearance audit HMRC (a po stronie polskiej — kontroli celno-skarbowej) jest weryfikacja, czy towar rzeczywiście spełniał kryteria preferencyjnego pochodzenia uprawniające do zerowej lub obniżonej stawki celnej w ramach umowy o handlu i współpracy UK–UE (TCA). Firmy korzystające z deklaracji pochodzenia na fakturze lub systemu REX powinny być przygotowane na przedstawienie pełnej dokumentacji potwierdzającej pochodzenie — w tym deklaracji dostawców, specyfikacji materiałowych i dowodów obróbki lub przetworzenia towaru — ponieważ błędne zastosowanie preferencji jest jednym z najczęstszych ustaleń kontroli po obu stronach kanału.

Jak przygotować firmę do kontroli po odprawie

• Przechowuj dokumentację celną i handlową przez cały wymagany prawem okres: w UE co najmniej 3 lata, liczone co do zasady od końca roku, w którym przyjęto zgłoszenie do dopuszczenia do obrotu lub wywozu (art. 51 UKC; przy procedurach specjalnych — od końca roku zamknięcia procedury). Pamiętaj, że przepisy podatkowe mogą wymagać dłuższego przechowywania. W UK HMRC w wytycznych dotyczących odprawy zaleca przechowywanie dokumentacji przez 4 lata.
• Prowadź spójny rejestr zgłoszeń celnych, kodów CN i deklaracji pochodzenia — rozbieżności między dokumentami handlowymi a zgłoszeniami to pierwsze, co sprawdza kontrola.
• Wyznacz w firmie osobę odpowiedzialną za kontakt z kontrolującymi i przygotowanie dokumentów — brak jednego punktu kontaktowego wydłuża i utrudnia kontrolę.
• Przy wątpliwościach co do klasyfikacji lub pochodzenia rozważ uzyskanie wiążącej informacji taryfowej (WIT/ATaR) zawczasu, zanim zrobi to za ciebie kontrola.

Rola dobrowolnej korekty przed formalnym postępowaniem

Zarówno w polskim, jak i brytyjskim systemie kontroli po odprawie, moment ujawnienia błędu ma kluczowe znaczenie dla dalszego przebiegu sprawy. Jeżeli firma sama zauważy nieprawidłowość w rozliczeniu — np. błędną klasyfikację towarową stosowaną od dłuższego czasu — i zgłosi korektę zanim kontrola formalnie się rozpocznie, konsekwencje są zwykle ograniczone do samej dopłaty należności (ewentualnie z odsetkami), bez dodatkowych sankcji. Jeśli ten sam błąd wykryje dopiero kontrolujący, sprawa może pociągnąć za sobą dodatkowo karę administracyjną (CCP w UK) lub odpowiedzialność karnoskarbową (w Polsce, przy poważniejszych uchybieniach). Z tego względu cykliczny, wewnętrzny przegląd zgodności zgłoszeń celnych jest tańszy niż oczekiwanie na kontrolę organów.

Różnice między kontrolą celno-skarbową a kontrolą podatkową

Warto odróżnić kontrolę celno-skarbową od zwykłej kontroli podatkowej prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego. Kontrola podatkowa wymaga uprzedniego zawiadomienia podatnika (z pewnymi wyjątkami) oraz daje podatnikowi prawo do złożenia zastrzeżeń i wyjaśnień do protokołu kontroli w terminie 14 dni. Kontrola celno-skarbowa prowadzona przez funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej nie wymaga zawiadomienia o zamiarze wszczęcia, a sposób jej zakończenia zależy od zakresu: przy kontroli celnej jest to protokół z prawem do zastrzeżeń w 14 dni, przy szerszej kontroli podatkowej — wynik kontroli z prawem do korekty deklaracji w 14 dni. Brak zawiadomienia sprawia, że dokumentację warto mieć gotową zawczasu.

Kontrola a status upoważnionego przedsiębiorcy (AEO)

Firmy posiadające status upoważnionego przedsiębiorcy (AEO) w UE lub jego brytyjski odpowiednik korzystają m.in. z mniejszej liczby kontroli fizycznych i dokumentowych (art. 38 ust. 6 UKC), ponieważ organy celne uznają, że taki podmiot ma już wdrożone wewnętrzne procedury kontroli jakości zgłoszeń, zabezpieczenia łańcucha dostaw i zarządzania ryzykiem celnym. Nie oznacza to jednak całkowitego zwolnienia z kontroli po odprawie — AEO obniża częstotliwość i zakres typowych kontroli wyrywkowych, ale nie wyklucza kontroli celowanej, np. w reakcji na konkretne podejrzenie nieprawidłowości albo w ramach ogólnokrajowej akcji kontrolnej dotyczącej danej branży czy kategorii towarowej.

Źródła

• Ustawa z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (ISAP)
• Receiving an adverse customs decision from HMRC — GOV.UK
• CCPG10120 — Introduction: overview of Customs Civil Penalties — HMRC internal manual, GOV.UK
• UKC art. 51 (przechowywanie dokumentów) — legislation.gov.uk
• Clearing goods entering, leaving or transiting the UK (keeping records) — GOV.UK
• Compliance checks: customs and international trade (CC/FS1g) — GOV.UK

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie spornej skonsultuj się z doradcą podatkowym lub adwokatem.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy dokumentacja Twojej firmy jest gotowa na ewentualną kontrolę, skontaktuj się z nami.

Najczęstsze pytania