Kontrola celna – jak wygląda i jak się przygotować

Powiększ

Czym jest kontrola celna i kto ją przeprowadza?

Kontrola celna to każde działanie organu celnego, którym sprawdza on, czy towar i dane w zgłoszeniu są zgodne z przepisami. Zgodnie z art. 46 unijnego kodeksu celnego (rozporządzenie 952/2013) może ona polegać w szczególności na rewizji towarów, pobraniu próbek, weryfikacji prawidłowości i kompletności informacji w zgłoszeniu, sprawdzeniu autentyczności dokumentów, kontroli ksiąg i dokumentacji oraz kontroli środków transportu.

W Polsce kontrole prowadzi Krajowa Administracja Skarbowa (KAS), w Wielkiej Brytanii — Border Force i HMRC. Kontrole inne niż losowe opierają się głównie na analizie ryzyka, dlatego rzetelnie wypełnione zgłoszenie i spójne dokumenty realnie zmniejszają szansę, że przesyłka zostanie zatrzymana.

Rodzaje kontroli celnej

1. Kontrola dokumentacyjna

Organ sprawdza zgłoszenie i załączone dokumenty, a może też zażądać innych dokumentów (art. 188 lit. a i b UKC). Sprawdzana jest zgodność faktury, listu przewozowego, kodu taryfowego, wartości i pochodzenia z danymi zgłoszenia. Różnice między kontrolą dokumentacyjną a fizyczną opisujemy osobno w artykule kontrole dokumentacyjne vs fizyczne.

2. Kontrola fizyczna (rewizja towaru)

Organ celny może przeprowadzić rewizję towarów i pobrać próbki do analizy (art. 188 lit. c i d UKC). Jeżeli rewizji podlega tylko część towarów, jej wynik uznaje się za dotyczący całości objętej tym samym zgłoszeniem — zgłaszający może jednak wnioskować o dodatkową rewizję, jeśli uważa wynik za niereprezentatywny (art. 190 UKC).

3. Kontrola po zwolnieniu towaru

Organy celne mogą po zwolnieniu towaru weryfikować zgłoszenie i dokumenty oraz skontrolować księgowość i dokumentację dotyczącą operacji handlowych związanych z towarem — także u przedstawiciela lub u innej osoby zaangażowanej handlowo w transakcję (art. 48 UKC). Szczegóły — w osobnym poradniku kontrola celna po odprawie: KAS i audyt HMRC.

Kontrola celna w Wielkiej Brytanii (Border Force, HMRC, Inland Border Facility)

Według wytycznych GOV.UK o numerze GMR przewoźnik powinien użyć numeru GMR w usłudze „check if you need to report for an inspection”, aby sprawdzić, czy towar jest zatrzymany. Dalsze zasady:

• przy przyjeździe do portu Dover lub Eurotunnel kontrole wykonuje się w Inland Border Facility;
• w pozostałych lokalizacjach usługi GVMS, jeśli towar jest zatrzymany, należy udać się do punktu kontroli w porcie lub w jego pobliżu;
• funkcjonariusze Border Force mogą też zatrzymać pojazd w porcie i skontrolować pojazd lub ładunek; jeśli otrzymano polecenie, nadal trzeba stawić się w Inland Border Facility, jadąc tam bezpośrednio, a towar musi być w tym samym stanie co przy wprowadzeniu;
• GOV.UK ostrzega, że za niewykonanie poleceń HMRC grozi kara do 2500 £.

Praktyczny opis kroków po przyjeździe znajdziesz w artykule kontrola po przyjeździe do GB: kiedy report for inspection, a o numerze GMR — w poradniku GMR i GVMS: jak uzyskać numer.

Kontrola celna w Polsce i UE (KAS)

W UE organy celne korzystają z tych samych uprawnień kontrolnych, które wynikają z unijnego kodeksu celnego. Dodatkowo, gdy kontrolę przeprowadzają także inne organy (np. weryfikujące zakazy i ograniczenia), organy celne dążą do tego, by odbyły się one w tym samym czasie i miejscu — a celnicy pełnią rolę koordynatora (art. 47 UKC).

Po odprawie w Polsce może zostać przeprowadzona kontrola celno-skarbowa na podstawie ustawy o KAS. Wszczyna się ją z urzędu na podstawie upoważnienia, a datą wszczęcia jest dzień jego doręczenia (art. 62 ustawy o KAS). Kontrola w zakresie prawa celnego kończy się protokołem, do którego w ciągu 14 dni można złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia (art. 84 ust. 1 i 4 ustawy o KAS w zw. z art. 291 Ordynacji podatkowej); kontrola w zakresie prawa podatkowego kończy się wynikiem kontroli, po którym w ciągu 14 dni można złożyć deklarację lub korektę (art. 82). Szczegóły — w artykule kontrola celna po odprawie.

Twoje prawa i obowiązki podczas kontroli

• Prawo do obecności. Zgłaszający ma prawo być obecny lub reprezentowany przy rewizji towarów i pobieraniu próbek. Jeżeli ma uzasadnione podstawy, organ może zażądać obecności zgłaszającego lub jego przedstawiciela albo pomocy przy rewizji (art. 189 ust. 2 UKC).
• Koszty rewizji. Transport towarów do miejsca rewizji i czynności wymagane podczas niej wykonuje zgłaszający lub odbywa się to na jego odpowiedzialność, a koszty ponosi zgłaszający (art. 189 ust. 1 UKC).
• Próbki. Gdy próbki pobrano zgodnie z przepisami, organ nie odpowiada za odszkodowanie z tego tytułu, ale ponosi koszty ich analizy (art. 189 ust. 3 UKC).
• Przechowywanie dokumentów. W UE dokumenty i informacje przechowuje się co najmniej 3 lata (art. 51 UKC); GOV.UK wymaga przechowywania zapisów dotyczących towarów zgłaszanych do HMRC przez 4 lata (Archiving your trade documents).

Co przygotować, żeby kontrola przebiegła sprawnie

1. Fakturę handlową zgodną z zadeklarowaną wartością i opisem towaru.
2. Dokument przewozowy (CMR, AWB, konosament) i numery referencyjne przewozu, np. GMR.
3. Numer EORI — zob. jak uzyskać numer EORI.
4. Kod taryfowy spójny z opisem towaru — zob. jak ustalić kod HS.
5. Dowód pochodzenia, jeśli korzystasz z preferencji celnej.
6. Pozwolenia, licencje i świadectwa, gdy towar podlega zakazom lub ograniczeniom (np. świadectwa zdrowia, fitosanitarne).
7. Osobę kontaktową — Ciebie lub przedstawiciela, który może być obecny przy rewizji i odpowiadać na pytania.

Szczegółową listę błędów w dokumentach, które najczęściej powodują zatrzymanie, znajdziesz w artykule błędy w dokumentach celnych a zatrzymanie na granicy. Dobrą praktyką jest też przejrzenie dokumentów przed załadunkiem — niezgodność wartości, kodu lub pochodzenia to typowy powód pogłębienia kontroli.

Co zrobić, gdy towar zostanie zatrzymany?

1. Ustal powód i miejsce kontroli — na brytyjskiej granicy sprawdź numerem GMR w usłudze „check if you need to report for an inspection”, czy towar jest zatrzymany, i wykonaj polecenia HMRC co do miejsca kontroli.
2. Nie przemieszczaj towaru na własną rękę i nie zmieniaj jego stanu; jedź bezpośrednio tam, gdzie wskazano.
3. Zbierz dokumenty (faktura, list przewozowy, MRN/GMR, dowód pochodzenia, pozwolenia) i prześlij agencji celnej.
4. Uzupełnij braki na wezwanie organu — braki w dokumentacji wydłużają postój.
5. Nie zaniżaj i nie poprawiaj danych „po cichu” — świadome wprowadzenie organu w błąd może skutkować odpowiedzialnością (patrz kary celne dla firm).

Pełniejszą instrukcję znajdziesz w poradniku co zrobić, gdy towar zatrzyma kontrola celna.

Jak uniknąć problemów — i skąd wziąć wsparcie

Nie każdą kontrolę da się uniknąć, bo organy mogą prowadzić także kontrole losowe. Możesz natomiast ograniczyć ryzyko zatrzymania: zadeklaruj prawdziwą wartość, dopilnuj zgodności dokumentów ze zgłoszeniem i wyznacz osobę do kontaktu z organem. Wsparcie agencji celnej zarejestrowanej w CDS (nr EORI UK) oznacza, że zgłoszenie złożą osoby znające procedury, a w razie rewizji ktoś może reprezentować Twoją firmę.

Uzupełniające artykuły o kontroli celnej

• Kontrola celna – jak się przygotować — dokumenty, dane do zgłoszenia i archiwizacja.
• Kontrola celna po odprawie — kontrola celno-skarbowa KAS i compliance checks HMRC.
• Co zrobić, gdy towar zatrzyma kontrola celna — kroki po zatrzymaniu.

Najczęstsze pytania