Oświadczenie o pochodzeniu i system REX w handlu UK–UE

Czym jest oświadczenie o pochodzeniu

Oświadczenie o pochodzeniu to tekst dodawany przez eksportera bezpośrednio do faktury, specyfikacji wysyłkowej lub innego dokumentu handlowego, w którym eksporter potwierdza, że opisany towar spełnia reguły pochodzenia preferencyjnego wymagane przez daną umowę handlową. Zastępuje ono konieczność uzyskiwania odrębnego świadectwa przewozowego (np. EUR.1) poświadczanego przez organ celny. Dokładne brzmienie tekstu oświadczenia określają załączniki do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2015/2447 (m.in. załącznik 22-07) oraz odpowiedni protokół o regułach pochodzenia zawarty w danej umowie handlowej – w relacjach UK–UE jest to Protokół o regułach pochodzenia do umowy o handlu i współpracy (TCA).

System REX – kto musi się zarejestrować

System zarejestrowanych eksporterów (REX – Registered Exporter System) wprowadzono, aby umożliwić eksporterom samodzielne poświadczanie pochodzenia towarów bez każdorazowego udziału organu celnego. Rejestracja w REX jest obowiązkowa dla eksporterów, którzy chcą wystawiać oświadczenia o pochodzeniu dla przesyłek o wartości przekraczającej 6000 EUR. Rejestracji dokonuje się we właściwym organie celnym kraju siedziby eksportera, a po jej dokonaniu przedsiębiorca otrzymuje numer REX, który musi umieszczać w każdym wystawianym oświadczeniu o pochodzeniu dotyczącym przesyłek powyżej tego progu.

Przesyłki do 6000 EUR

Dla przesyłek o wartości nieprzekraczającej 6000 EUR oświadczenie o pochodzeniu może sporządzić każdy eksporter, niezależnie od tego, czy jest zarejestrowany w systemie REX. W takim przypadku oświadczenie nie zawiera numeru REX – wystarczy sam tekst deklaracji, dane eksportera i podpis (lub jego uzgodniony odpowiednik, jeśli dopuszczony przez przepisy danej umowy).

Co musi zawierać oświadczenie o pochodzeniu

Oświadczenie powinno zawierać: ustandaryzowany tekst deklaracji w odpowiedniej wersji językowej (przewidziany w protokole o regułach pochodzenia danej umowy), numer REX (jeśli wymagany), miejsce i datę sporządzenia oraz – co do zasady – podpis osoby upoważnionej, chyba że umowa dopuszcza zwolnienie z podpisu dla zarejestrowanych eksporterów. Oświadczenie umieszcza się bezpośrednio na fakturze handlowej lub innym dokumencie umożliwiającym identyfikację towaru, którego dotyczy.

Rola w handlu UK–UE

Umowa o handlu i współpracy między UE a Wielką Brytanią przewiduje zniesienie ceł i kontyngentów dla towarów pochodzących, ale wyłącznie po przedstawieniu ważnego dowodu pochodzenia. W praktyce najczęściej wykorzystywanym dowodem jest właśnie oświadczenie o pochodzeniu sporządzone przez eksportera – zarówno unijnego eksportującego do UK, jak i brytyjskiego eksportującego do UE. Jeżeli eksporter opiera pochodzenie produktu na komponentach kupowanych od innych dostawców, powinien wcześniej zgromadzić odpowiednie deklaracje dostawcy potwierdzające status pochodzenia tych komponentów.

Weryfikacja przez organy celne

Organy celne kraju przywozu mogą w każdej chwili zwrócić się do organu celnego kraju eksportu o zweryfikowanie prawidłowości wystawionego oświadczenia o pochodzeniu, w tym sprawdzenie numeru REX i dokumentacji potwierdzającej spełnienie reguł pochodzenia. Do czasu zakończenia weryfikacji organ celny kraju przywozu może zawiesić stosowanie preferencji celnej.

Jak zarejestrować się w systemie REX

Rejestracji dokonuje się elektronicznie, składając wniosek do właściwego organu celnego kraju siedziby eksportera – w Polsce za pośrednictwem systemu REX prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową, w Wielkiej Brytanii poprzez odpowiedni formularz HMRC. Wniosek wymaga podania danych identyfikacyjnych firmy, numeru EORI oraz opisu towarów, dla których eksporter zamierza wystawiać oświadczenia. Po weryfikacji danych organ nadaje numer REX, który jest ważny bezterminowo, o ile eksporter kontynuuje działalność i nie zostanie wykreślony z rejestru z powodu naruszeń.

Relacja między REX a innymi systemami samocertyfikacji

System REX zastąpił wcześniejszy system upoważnionych eksporterów w wielu unijnych umowach preferencyjnych, choć w niektórych reżimach prawnych (np. wewnątrz UE w ramach określonych umów) nadal funkcjonuje instytucja upoważnionego eksportera z odrębnym numerem pozwolenia. W handlu UK–UE na podstawie TCA obie strony oparły się na modelu samocertyfikacji – eksporter unijny korzysta z numeru REX (jeśli przesyłka przekracza 6000 EUR), a eksporter brytyjski wystawia własne oświadczenie zgodnie z zasadami przyjętymi przez HMRC, bez konieczności posiadania odrębnego brytyjskiego odpowiednika REX dla mniejszych przesyłek.

Typowe błędy przy wystawianiu oświadczeń

Najczęstsze problemy to: użycie nieaktualnego brzmienia tekstu deklaracji (np. w niewłaściwej wersji językowej), pominięcie numeru REX przy przesyłce powyżej progu 6000 EUR, wystawienie oświadczenia dla towaru, który nie przeszedł wystarczającej obróbki lub przetworzenia w rozumieniu reguł pochodzenia, oraz brak spójności między opisem towaru na fakturze a opisem w dokumentacji potwierdzającej pochodzenie. Każdy z tych błędów może skutkować zakwestionowaniem preferencji podczas kontroli następczej.

Dzielenie przesyłek a próg 6000 EUR

Wartość progu 6000 EUR odnosi się do wartości pojedynczej przesyłki wysyłanej przez eksportera do jednego odbiorcy, a nie do sumy wszystkich dostaw w danym okresie. Sztuczne dzielenie jednej dostawy na kilka mniejszych przesyłek wyłącznie po to, by uniknąć obowiązku posiadania numeru REX, może zostać potraktowane przez organ celny jako obejście przepisów, zwłaszcza jeśli przesyłki są wysyłane w krótkich odstępach czasu do tego samego odbiorcy i dotyczą tego samego zamówienia.

Znaczenie dla importera po stronie brytyjskiej

Dla importera w Wielkiej Brytanii oświadczenie o pochodzeniu otrzymane od unijnego dostawcy jest podstawą do zastosowania preferencyjnej stawki celnej w zgłoszeniu importowym w systemie CDS. Importer powinien zachować oświadczenie wraz z fakturą przez okres wymagany przez HMRC (co do zasady związany z terminem, w którym HMRC może wszcząć kontrolę rozliczeń celnych) i być przygotowany na jego przedstawienie w razie żądania organu, nawet jeśli sam nie uczestniczył bezpośrednio w procesie ustalania pochodzenia towaru.

Wiedza o pochodzeniu importera (importer's knowledge)

Umowa TCA dopuszcza też alternatywną ścieżkę potwierdzenia pochodzenia – tzw. wiedzę importera (importer's knowledge) – w ramach której to importer, a nie eksporter, dysponuje dokumentacją wykazującą, że towar spełnia reguły pochodzenia, bez konieczności uzyskiwania formalnego oświadczenia od dostawcy. W praktyce ta ścieżka jest rzadziej wykorzystywana niż oświadczenie o pochodzeniu, bo wymaga od importera samodzielnego dostępu do szczegółowych danych produkcyjnych dostawcy, które w wielu relacjach handlowych są informacją poufną nieudostępnianą kontrahentom.

Okres przejściowy i zaostrzenie kontroli

W pierwszych latach obowiązywania TCA organy celne obu stron stosowały pewną elastyczność wobec drobnych błędów formalnych w oświadczeniach o pochodzeniu, koncentrując kontrole na przypadkach o dużej wartości lub wyraźnym ryzyku obejścia reguł pochodzenia. Wraz z dojrzewaniem systemu i coraz szerszym wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych między administracjami celnymi, liczba i szczegółowość kontroli następczych systematycznie rośnie, dlatego firmy powinny traktować rzetelne przygotowanie dokumentacji pochodzenia jako stały element procesu eksportowego, a nie jednorazową formalność przy pierwszej wysyłce do nowego kontrahenta.

Praktyczna checklist przed wystawieniem oświadczenia

Przed dodaniem oświadczenia o pochodzeniu do faktury warto sprawdzić kolejno: czy towar rzeczywiście spełnia regułę pochodzenia właściwą dla jego kodu CN wynikającą z Protokołu o regułach pochodzenia TCA, czy posiadane deklaracje dostawcy obejmują wszystkie użyte komponenty niepochodzące bezpośrednio od eksportera, czy wartość przesyłki wymaga podania numeru REX, oraz czy zastosowano aktualne brzmienie tekstu deklaracji w odpowiedniej wersji językowej. Pominięcie któregokolwiek z tych kroków jest jedną z głównych przyczyn odrzucenia preferencji podczas kontroli po stronie importera.

Zobacz też powiązane poradniki

• Deklaracja dostawcy o pochodzeniu towaru
• Zasady pochodzenia UK–UE: kiedy pozwalają uniknąć cła
• Jak stosować zasady pochodzenia do swojego produktu

Jeśli potrzebujesz pomocy przy rejestracji w systemie REX lub przy sporządzeniu oświadczenia o pochodzeniu, skontaktuj się z nami.

Najczęstsze pytania