Przedstawiciel celny bezpośredni i pośredni – różnice i odpowiedzialność za dług celny w UE i UK

Kim jest przedstawiciel celny?

Przedstawiciel celny to osoba (zwykle agencja celna), która w twoim imieniu wykonuje czynności i formalności przewidziane w przepisach celnych – składa zgłoszenia, odpowiada na wezwania organu, uczestniczy w kontrolach. Zasady ogólne określa art. 18 rozporządzenia (UE) nr 952/2013 (UKC). Przedstawicielem może być każda osoba ustanowiona w UE, która spełnia warunki państwa członkowskiego, w którym działa. Wybór modelu przedstawicielstwa jest decyzją strategiczną, bo przekłada się na odpowiedzialność finansową.

Na czym polega przedstawicielstwo bezpośrednie?

Przy przedstawicielstwie bezpośrednim przedstawiciel działa w imieniu i na rzecz innej osoby. W zgłoszeniu to zleceniodawca figuruje jako zgłaszający, a agencja – jako jego przedstawiciel. Konsekwencje:

• dłużnikiem celnym jest co do zasady zleceniodawca,
• agencja co do zasady nie jest w tym trybie dłużnikiem celnym – w UE może się nim stać m.in. wtedy, gdy przekazała do zgłoszenia informacje, o których fałszywości wiedziała lub powinna była wiedzieć (art. 77 ust. 3 zd. 3 UKC),
• zleceniodawca musi posiadać numer EORI i – w UE – siedzibę w UE (jak uzyskać EORI).

Na czym polega przedstawicielstwo pośrednie?

Przy przedstawicielstwie pośrednim przedstawiciel działa we własnym imieniu, ale na rzecz innej osoby. To agencja jest zgłaszającym i podpisuje zgłoszenie jako strona. Przedstawiciel musi w tym trybie wykazywać zgodność z warunkami nałożonymi na zgłaszających oraz dysponować zabezpieczeniem, jeśli procedura tego wymaga (zob. gwarancja celna). Ten model wybiera się, gdy zleceniodawca nie ma siedziby w UE albo gdy chce skorzystać z zabezpieczenia agencji.

Kto odpowiada za dług celny – porównanie obu modeli w UE?

Element	Przedstawicielstwo bezpośrednie	Przedstawicielstwo pośrednie
W czyim imieniu	zleceniodawcy	własnym (agencji)
Zgłaszający	zleceniodawca	agencja (przedstawiciel)
Dłużnik celny (art. 77 ust. 3)	zgłaszający (zleceniodawca)	zgłaszający oraz osoba, na rzecz której złożono zgłoszenie
Zakres odpowiedzialności	zleceniodawca	solidarna (art. 84 UKC)

Art. 77 ust. 3 UKC stanowi, że dłużnikiem jest zgłaszający, a w przypadku przedstawicielstwa pośredniego także osoba, na rzecz której złożono zgłoszenie. Art. 84 uzupełnia to zasadą solidarności – organ może dochodzić należności od każdej z odpowiedzialnych osób. Dla porządku: relacje wewnętrzne (kto komu zwraca) regulują umowa i prawo cywilne.

Czy przedstawiciel pośredni odpowiada także za VAT importowy?

W wyroku z 12 maja 2022 r. w sprawie C-714/20 (U.I.) Trybunał Sprawiedliwości UE orzekł, że sam status zgłaszającego nie czyni przedstawiciela pośredniego solidarnie odpowiedzialnym za VAT z tytułu importu – taką odpowiedzialność może wprowadzić tylko wyraźny i jednoznaczny przepis krajowy. Konsekwencje dla praktyki zależą więc od krajowych przepisów podatkowych i umowy – dlatego w umowie z agencją warto wprost określić, kto rozlicza VAT z odroczeniem i kto ponosi ryzyko jego niedopłaty.

Dlaczego firma spoza UE musi korzystać z przedstawiciela pośredniego?

Wynika to z art. 170 ust. 2 UKC: zgłaszający musi mieć siedzibę w UE, a wyjątki z ust. 3 obejmują m.in. tranzyt, odprawę czasową i zgłoszenia składane okazjonalnie. Firma spoza Unii, np. brytyjska, nie składa więc zgłoszenia sama, tylko przez przedstawiciela, który zgłasza we własnym imieniu (przedstawicielstwo pośrednie). W praktyce to jedna z częstszych podstaw ustanawiania agencji jako zgłaszającego w imporcie z UK do UE.

Jak to wygląda w Wielkiej Brytanii?

Wytyczne HMRC „Customs debt liability” (gov.uk) opisują zasady odpowiedzialności za dług celny w UK:

• przedstawiciel bezpośredni – za dług odpowiada wyłącznie zleceniodawca; przedstawiciel staje się współodpowiedzialny solidarnie, gdy zleceniodawca przekazał jasne instrukcje, a przedstawiciel popełnił umyślny lub nieuzasadniony błąd,
• przedstawiciel pośredni – odpowiadają obie strony solidarnie.

Według wytycznych HMRC firma bez siedziby w UK, która importuje towary do Wielkiej Brytanii, może korzystać wyłącznie z przedstawicielstwa pośredniego, a agent musi mieć siedzibę w UK. Jeśli Twoja firma ma siedzibę w Polsce i wysyła towar do UK, musisz więc zadbać o przedstawiciela po brytyjskiej stronie. Szerzej o odprawie w UK: odprawa celna z UK.

Na co zwrócić uwagę w umowie z agencją celną?

• rodzaj przedstawicielstwa przewidziany dla każdej operacji (bezpośrednie czy pośrednie),
• zakres pełnomocnictwa i jego forma,
• zasady przekazywania dokumentów i danych do zgłoszenia – błąd w danych od klienta to najczęstsze źródło sporów,
• rozliczanie cła, VAT-u i kosztów zabezpieczenia między stronami,
• procedurę korekt i reakcję na wezwania organu.

Który model wybrać – bezpośredni czy pośredni?

Wybór zależy od kilku czynników. Przedstawicielstwo bezpośrednie sprawdza się, gdy zleceniodawca ma siedzibę w UE, własny numer EORI i potrzebne zabezpieczenie lub gdy odpowiedzialność za dług celny chce zachować po swojej stronie. Przedstawicielstwo pośrednie jest rozwiązaniem koniecznym dla firm spoza UE i wygodnym dla tych, które chcą skorzystać z zabezpieczenia agencji. W zamian trzeba liczyć się z tym, że agencja – jako współdłużnik – będzie wymagać rozliczeń i może zabezpieczać się umownie, np. zaliczkami lub limitami.

Jak ustanowić przedstawiciela celnego?

Ustanowienie przedstawiciela następuje przez udzielenie pełnomocnictwa określającego zakres umocowania i rodzaj przedstawicielstwa. W dokumentacji należy zachować:

• pełnomocnictwo lub umowę z wyraźnym wskazaniem trybu (bezpośredni lub pośredni),
• dane identyfikacyjne stron, w tym numery EORI,
• instrukcje dotyczące konkretnych odpraw – w UK od ich przestrzegania zależy odpowiedzialność przedstawiciela bezpośredniego,
• korespondencję potwierdzającą przekazane dane i dokumenty do zgłoszenia.

W razie kontroli te dokumenty pozwalają ustalić, kto i na jakiej podstawie złożył zgłoszenie oraz kto odpowiada za ewentualne nieprawidłowości.

Co się dzieje, gdy w zgłoszeniu jest błąd?

Jeżeli błąd wynika z nieprawdziwych danych lub dokumentów przekazanych przez zleceniodawcę, odpowiedzialność wobec organu ponosi zgłaszający (w przedstawicielstwie pośrednim – agencja wraz ze zleceniodawcą), a rozliczenia wewnętrzne wynikają z umowy. Gdy błąd powstał po stronie przedstawiciela, np. przez odstępstwo od instrukcji, zleceniodawca może dochodzić od niego roszczeń na gruncie umowy. Dlatego warto dokumentować, co zostało przekazane i kiedy. W przypadku kontroli lub decyzji o dopłacie należy działać szybko – szczegóły postępowania zależą od okoliczności, a spór o odpowiedzialność wymaga indywidualnej oceny.

Przykłady z praktyki UK–UE

Polska firma sprzedaje towar do klienta w Wielkiej Brytanii i chce, aby odprawę eksportową w UE oraz importową w UK obsłużyła agencja. Po stronie UE firma jako eksporter z siedzibą w Unii może ustanowić przedstawiciela bezpośredniego lub pośredniego. Po stronie UK, skoro nie ma tam siedziby, zgłoszenie importowe złoży przedstawiciel pośredni, a odpowiedzialność wobec HMRC ponosić będą solidarnie agencja i importer. W sytuacji odwrotnej – import z UK do Polski, gdy sprzedawcą jest brytyjska firma – to polski nabywca (importer) lub działająca na jego rzecz agencja jest zgłaszającym w UE, a brytyjski dostawca co do zasady nie może zgłaszać towarów samodzielnie (wyjątki z art. 170 ust. 3 UKC).

Dlatego już na etapie zawierania kontraktu handlowego warto ustalić, kto jest importerem formalnym (importer of record) i jak będą rozliczane cło, VAT i koszty odprawy – to często jedna klauzula Incoterms może przesądzić o tym, kto stanie się zgłaszającym.

Źródła

• Rozporządzenie (UE) nr 952/2013 – art. 18, 19, 77, 84, 170 (EUR-Lex)
• Regulation (EU) No 952/2013 – legislation.gov.uk
• Customs debt liability – gov.uk
• Cła – Krajowa Administracja Skarbowa (podatki.gov.pl)

Potrzebujesz przedstawiciela celnego dla odpraw UK–UE? Skontaktuj się z nami – agencja celna zarejestrowana w CDS, nr EORI UK.

Najczęstsze pytania