Deklaracja celna w UK: czym jest i jak ją złożyć

Deklaracja celna w UK to formalne zgłoszenie towaru do HMRC, w którym podajesz, co przewozisz, ile jest warte i pod jaką procedurą celną ma być odprawione. Przy imporcie do Wielkiej Brytanii i eksporcie z niej składa się ją w systemie CDS (Customs Declaration Service), najczęściej przez oprogramowanie celne lub przez agencję, a przed startem trzeba mieć numer EORI, kod taryfowy, wartość celną i komplet dokumentów handlowych.

Czym jest deklaracja celna w UK

Deklaracja celna to czynność, w której osoba w wymaganej formie wyraża zamiar objęcia towaru określoną procedurą celną (np. dopuszczeniem do obrotu). Taką definicję zawiera unijny kodeks celny (art. 5 pkt 12 rozp. 952/2013), obowiązujący w UE – czyli po stronie, z której polskie firmy wysyłają towar. W Wielkiej Brytanii zasady składania deklaracji wynikają z ustawy Taxation (Cross-border Trade) Act 2018, Schedule 1 i wytycznych HMRC.

Co z tego wynika w praktyce:

• deklarację może złożyć osoba, która jest w stanie zaprezentować towar organom celnym przy imporcie albo zapewnić jego zaprezentowanie (Schedule 1, par. 2),
• deklarację można złożyć z wyprzedzeniem, ale jeśli towar nie zostanie zaprezentowany w ciągu 30 dni (o ile HMRC nie określi w obwieszczeniu innego terminu), jest ona traktowana jako wycofana (par. 3),
• do czasu, gdy HMRC zapowie weryfikację, rozpocznie ją albo przyjmie deklarację, można ją zmienić lub wycofać (par. 15).

Deklaracja celna to nie to samo co deklaracja wstępna (ENS), czyli zgłoszenie bezpieczeństwa przed wjazdem towaru – to osobny obowiązek, za który odpowiada przewoźnik, opisany w wytycznych GOV.UK o entry summary declaration. Szerszy kontekst całego procesu znajdziesz w artykułach Czym jest odprawa celna oraz Odprawa celna przy imporcie do UK – krok po kroku.

Powiększ

Deklaracja importowa i eksportowa – kiedy je złożyć

Obie składa się w CDS, ale terminy i konsekwencje są inne. Poniżej zestawienie według wytycznych HMRC (import, eksport).

Import do UK

• Lokalizacje z GVMS (Goods Vehicle Movement Service) oraz niektóre porty wymagające zgłoszenia przed wyjazdem: pełną deklarację importową składa się, zanim towar zostanie załadowany na statek lub pociąg płynący (jadący) do UK.
• Z wyprzedzeniem: można ją złożyć do 30 dni przed przybyciem towaru, ale zostanie formalnie przyjęta dopiero, gdy towar przybędzie i zostanie zaprezentowany organom celnym.
• Po czasowym składowaniu: jeśli złożono deklarację do czasowego składowania, pełna deklaracja importowa musi zostać złożona w ciągu 90 dni od zaprezentowania towaru.
• Pozostałe miejsca bez czasowego składowania: termin wyznacza operator danej lokalizacji.

Eksport z UK

Deklarację eksportową składa się i uzyskuje odprawę, zanim towar opuści Wielką Brytanię. Minimalne terminy zależą od ostatniego środka transportu:

Po złożeniu deklaracji HMRC musi otrzymać komunikat o wyjeździe towaru (departure message) – w lokalizacjach z GVMS wymaga to prawidłowo utworzonego numeru GMR z wszystkimi numerami DUCR. Bez tego komunikatu deklaracja nie stanowi oficjalnego dowodu wywozu (do zastosowania zerowej stawki VAT eksporter może wtedy użyć dowodów handlowych, zgodnie z VAT Notice 703). Zobacz też Eksport do UK – kto odpowiada za odprawę.

Kto składa deklarację celną

Deklarację składa importer lub eksporter, albo osoba, którą wyznaczy do reprezentacji. HMRC wskazuje, że zlecić odprawę można spedytorowi, agentowi celnemu lub operatorowi kurierskiemu (musi być ustanowiony w UK do celów celnych), a większość importerów korzysta z przewoźnika lub agenta. Rejestr agentów prowadzi HMRC (register of customs agents and express operators).

• Przedstawicielstwo bezpośrednie: przedstawiciel działa w imieniu zleceniodawcy.
• Przedstawicielstwo pośrednie: przedstawiciel działa we własnym imieniu, ale na rzecz zleceniodawcy – wtedy przedstawiciel i zleceniodawca odpowiadają solidarnie za dług celny, a HMRC może żądać zapłaty od któregokolwiek z nich (Customs debt liability).

Zlecenie dla przedstawiciela powinno być potwierdzone na piśmie i wskazywać, czy działa on bezpośrednio, czy pośrednio (wytyczne GOV.UK). Niezależnie od wyboru za należytą staranność przy zgłoszeniach odpowiada nadal przedsiębiorca (due diligence). Różnice opisujemy w artykule Przedstawiciel celny bezpośredni i pośredni.

Co trzeba mieć przed startem

W praktyce większość błędów bierze się z niespójnych dokumentów. Faktura, packing list, dokument przewozowy i dane w zgłoszeniu muszą mówić to samo: o towarze, wartości, wadze i stronach transakcji. Dlatego warto wyznaczyć jedną osobę, która przed wysłaniem sprawdza komplet.

Jak złożyć deklarację krok po kroku

1. Ustal rolę. Kto jest importerem lub eksporterem, czyj numer EORI trafi do zgłoszenia i czy działa przedstawiciel (bezpośredni czy pośredni).
2. Zapewnij dostęp. Zasubskrybuj CDS albo upewnij się, że robi to Twój przedstawiciel. Zdecyduj, czyje konto posłuży do płatności.
3. Zbierz dokumenty. Faktura handlowa, dokument przewozowy, lista pakowa oraz licencje lub świadectwa, jeśli wymaga ich towar.
4. Zatwierdź kod towaru, wartość i pochodzenie przed przygotowaniem zgłoszenia, a nie po nim.
5. Wypełnij deklarację w CDS według instrukcji HMRC (elementy danych opisuje dokument Customs declaration completion requirements for Great Britain) i wyślij ją w terminie właściwym dla trasy.
6. Odbierz komunikat z CDS. Po akceptacji HMRC informuje o należnościach; HMRC może poprosić o dokumenty do kontroli. Po odprawie przyjdzie komunikat o zwolnieniu towaru.
7. Zapłać lub rozlicz należności i zachowaj dokumentację (patrz niżej).

Deklaracje uproszczone i entry in the declarant’s records (EIDR)

Firmy, które odprawiają się regularnie, mogą w UK ubiegać się o zezwolenie na deklaracje uproszczone. Wymaga ono zgody HMRC i opisanych procedur wewnętrznych (Using simplified declarations for imports). Dostępne są dwa warianty: uproszczona deklaracja graniczna (simplified frontier declaration) oraz wpis we własnych rejestrach (entry in the declarant’s records, EIDR). W obu trzeba następnie złożyć deklarację uzupełniającą (supplementary declaration); przy wpisie we własnych rejestrach termin to 10. dzień kalendarzowy miesiąca następującego po miesiącu, w którym towar wpisano do rejestrów (Making an import declaration in your records). Zezwolenie wymaga m.in. siedziby w UK, dobrej historii zgodności i konta odroczenia, więc przy jednorazowym imporcie nie wchodzi w grę. Więcej w artykule Procedura uproszczona importu.

Płatność: cło, VAT i odroczenie

Po przyjęciu deklaracji HMRC informuje, ile należy zapłacić. Cło trzeba zapłacić, zanim towar zostanie zwolniony, a w CDS możesz to zrobić na kilka sposobów (How to pay duties and VAT on imports):

• Konto odroczenia (duty deferment account): jedna płatność miesięcznie z polecenia zapłaty zamiast płatności za każdą przesyłkę. Należności z jednego miesiąca rozliczanego w CDS płaci się 16. dnia następnego miesiąca (lub w następnym dniu roboczym), co daje średnio około 30 dni kredytu. Odroczenie nie jest możliwe, gdy przekroczono limit gwarancji lub konta (How to use your duty deferment account). Zobacz Jak działa deferment account w UK.
• Rachunek gotówkowy (cash account) – płatność z salda przy składaniu deklaracji – albo gwarancja ogólna (general guarantee account), potrzebna np. przy odprawie czasowej lub gdy kwota cła jest sporna albo nieznana.
• Płatność natychmiastowa, jeśli kwotę trzeba uregulować od razu.
• Postponed VAT accounting (PVA): import VAT rozlicza się w deklaracji VAT zamiast płacić go przy granicy. Wymaga rejestracji do VAT w UK, nie potrzeba zgody HMRC; firma bez siedziby w UK musi działać przez przedstawiciela, który zaznaczy tę opcję w deklaracji (Check when you can account for import VAT on your VAT Return). Szczegóły: Postponed VAT accounting po polsku.

Jeśli zlecasz odprawę, możesz upoważnić przedstawiciela do korzystania z Twojego konta odroczenia, gotówkowego lub gwarancji. Koszty obsługi agencji opisujemy w artykule ile kosztuje odprawa celna w UK.

Błędy i korekty deklaracji

Możliwości zależą od tego, na jakim etapie jest deklaracja (Amend or cancel a CDS import declaration):

• Przed odprawą: import można zmienić w oprogramowaniu CDS, jeśli deklaracja nie została jeszcze rozliczona i nie otrzymałeś końcowego komunikatu z kalkulacją podatku. Jeśli zmiana jest niemożliwa, można ją anulować i złożyć ponownie. W eksporcie deklarację można zmienić przed odprawą celną.
• Po odprawie: w oprogramowaniu nie da się już zmienić ani anulować deklaracji; trzeba skontaktować się z HMRC. Na zmianę masz do 3 lat, a na anulowanie 90 dni – licząc od przyjęcia deklaracji lub zastosowania kontroli, w zależności od tego, co nastąpiło wcześniej.
• Zaniżone cło lub VAT: zgłasza się to przez dobrowolne ujawnienie (formularz C2001). Nadpłata: składa się wniosek o zwrot (C285).
• Dane importera po odprawie można poprawić tylko, jeśli są błędne – i tylko przez zgłoszenie do HMRC z dokumentami.

Przy eksporcie dane statystyczne można poprawiać do 3 lat po odprawie (Making a full export declaration). Pamiętaj, że za nieprawidłowe zgłoszenie możesz odpowiadać także wtedy, gdy zrobił je przedstawiciel.

Najczęstsze błędy przed złożeniem deklaracji

1. Deklaracja składana szybko, zanim ktoś zamknął dane wejściowe.
2. Niejasne, kto składa zgłoszenie i czyj numer EORI jest użyty.
3. Rozbieżności między fakturą, packing listą i danymi w zgłoszeniu.
4. Kod taryfowy lub wartość celna sprawdzane dopiero po złożeniu.
5. Brak osoby odpowiedzialnej za końcową kontrolę.

Przechowywanie dokumentów

HMRC oczekuje, że dokumenty dotyczące zadeklarowanych towarów będą przechowywane przez 4 lata, a w razie postępowania karnego mogą być wykorzystane dane z 10 lat (Archiving your trade documents). W UE obowiązuje co najmniej 3 lata (art. 51 unijnego kodeksu celnego). Zachowaj elektroniczną kopię zgłoszenia i towarzyszące dokumenty handlowe.

Zobacz też materiał wideo

Krótkie omówienie logiki deklaracji celnej w UK.

Jeśli chcesz sprawdzić, czego brakuje w Twoich danych i dokumentach przed zgłoszeniem, skontaktuj się z nami. Do samej odprawy: krok po kroku; o numerze EORI – jak uzyskać numer EORI w UK.

Najczęstsze pytania