UKIMS — UK Internal Market Scheme: kto musi się zarejestrować i jak

Firmy handlujące towarami między Wielką Brytanią a Irlandią Północną — a pośrednio także polscy eksporterzy i importerzy współpracujący z partnerami w Irlandii Północnej — coraz częściej pytają, czym właściwie jest UKIMS i czy ich to dotyczy. Poniżej wyjaśniamy zasady rejestracji, wymagane dokumenty oraz najczęstsze błędy przy wniosku, opierając się wyłącznie na oficjalnych wytycznych gov.uk.

UKIMS co to — definicja i podstawa prawna

UK Internal Market Scheme (UKIMS) to autoryzacja wydawana przez HMRC, która daje dostęp do uproszczonych procesów przy przewozie towarów w ramach rynku wewnętrznego Wielkiej Brytanii — czyli z Wielkiej Brytanii (Anglia, Szkocja, Walia) do Irlandii Północnej. Mechanizm powstał w ramach Windsor Framework — porozumienia między Wielką Brytanią a Unią Europejską regulującego status Irlandii Północnej po brexicie. UKIMS zastąpił wcześniejszy UK Trader Scheme (UKTS) od 30 września 2023 r.

Zgodnie z wytycznymi HMRC posiadanie autoryzacji UKIMS daje dostęp do uproszczonych procesów dla przewozów w ramach rynku wewnętrznego (Internal Market Movements) z Wielkiej Brytanii do Irlandii Północnej. Bez tej autoryzacji firma musi stosować pełne procedury celne przewidziane dla towarów „at risk” wywozu do UE.

Kiedy towar jest „not at risk” — znaczenie dla cła

Centralnym pojęciem UKIMS jest kwalifikacja towaru jako „not at risk” (niezagrożonego) przemieszczenia do Unii Europejskiej. Według wytycznych gov.uk towar spełnia ten warunek, gdy jest przeznaczony do sprzedaży lub ostatecznego wykorzystania przez konsumentów końcowych zlokalizowanych w Wielkiej Brytanii (czyli w Irlandii Północnej lub w Wielkiej Brytanii), importer posiada aktywną autoryzację UKIMS, a towar nie podlega unijnym środkom ochrony handlu (trade remedies).

Dla towarów podlegających komercyjnemu przetworzeniu w Irlandii Północnej obowiązuje dodatkowy próg: zgodnie z wytycznymi HMRC firma może deklarować takie towary jako „not at risk”, jeśli jej roczny obrót jest niższy niż 2 mln GBP, albo gdy przetworzenie mieści się w zatwierdzonych celach (m.in. żywność, budownictwo, ochrona zdrowia, działalność non-profit, pasza dla zwierząt). Próg ten został podniesiony z 500 tys. GBP obowiązujących wcześniej pod UK Trader Scheme.

Kto musi się zarejestrować do UKIMS

Rejestracja UKIMS dotyczy firm, które fizycznie przewożą towary z Wielkiej Brytanii do Irlandii Północnej i chcą korzystać z uproszczonych deklaracji zamiast pełnych zgłoszeń celnych stosowanych dla towarów wjeżdżających na rynek UE. W praktyce obejmuje to zarówno firmy zarejestrowane w Irlandii Północnej, jak i przedsiębiorstwa z pozostałej części Wielkiej Brytanii.

Wymóg „established in the UK”

Zgodnie z wytycznymi HMRC wnioskodawca musi być „established in the UK”. Firma zarejestrowana w Irlandii Północnej musi dysponować tam stałymi zasobami ludzkimi i technicznymi. Firma zarejestrowana w innej części Wielkiej Brytanii (Anglia, Szkocja, Walia) musi wyznaczyć pośredniego przedstawiciela celnego (indirect customs representative) działającego w jej imieniu w Irlandii Północnej.

Kryteria kwalifikacyjne HMRC

• Historia podatkowo-celna: firma musi wykazać dobrą historię rozliczeń podatkowych i celnych z ostatnich trzech lat, bez poważnych lub powtarzających się naruszeń przepisów podatkowych i celnych.
• Brak przestępstw gospodarczych: HMRC weryfikuje dyrektorów i pracowników odpowiedzialnych za przewóz towarów pod kątem poważnych przestępstw związanych z działalnością gospodarczą.
• Stabilność finansowa: przedsiębiorstwo musi wykazać zdolność do wywiązywania się ze swoich zobowiązań finansowych w ostatnich trzech latach i nie może być w trakcie postępowania upadłościowego.
• Kompetencje operacyjne: wnioskodawca musi wykazać, że rozumie swoje obowiązki wynikające z autoryzacji i potrafi dostarczać dokładne informacje w ramach systemu deklaracji.

UKIMS registration — jakie dokumenty i dane są potrzebne

Zgodnie z wytycznymi gov.uk, przygotowując wniosek o autoryzację UKIMS, firma powinna zgromadzić:

• Numer EORI (w formacie GB lub XI) — jak uzyskać numer EORI, wyjaśniamy w osobnym poradniku.
• Dane firmy, jej dyrektorów oraz osób odpowiedzialnych za przewóz towarów objętych autoryzacją.
• Numer firmy (company number) lub Unique Taxpayer Reference (UTR).
• Datę rejestracji działalności lub datę rozpoczęcia handlu oraz dowód siedziby (adres prowadzenia działalności).
• Roczny obrót za ostatni pełny okres rozliczeniowy.
• Szacunkową liczbę deklaracji „not at risk” planowanych rocznie.
• Opis systemów i kontroli stosowanych do prowadzenia ewidencji przewożonych towarów.
• Dane przedstawiciela celnego oraz rejestrację VAT, jeśli mają zastosowanie.

Jak zarejestrować się do UKIMS — krok po kroku

1. Sprawdź kwalifikowalność na podstawie kryteriów HMRC opisanych wyżej — brak spełnienia któregokolwiek z warunków (np. established in the UK) dyskwalifikuje wniosek na starcie.
2. Skompletuj dokumenty i dane wymienione w poprzedniej sekcji, w tym numer EORI i dane osób odpowiedzialnych za przewóz towarów.
3. Złóż wniosek online przez system Government Gateway na gov.uk. Formularz można wypełniać etapami — HMRC pozwala zapisywać postęp między sekcjami.
4. Uzupełnij wniosek w całości — HMRC wprost ostrzega, że niekompletne formularze lub brakujące informacje opóźniają rozpatrzenie wniosku.
5. Odbierz potwierdzenie — po złożeniu wniosku HMRC wysyła mailowe potwierdzenie wraz z unikalnym numerem referencyjnym sprawy.
6. Prowadź wymaganą ewidencję po uzyskaniu autoryzacji: dokumentację potwierdzającą miejsce docelowe towarów (faktury handlowe, zamówienia, dokumenty dostawy) należy przechowywać przez 5 lat.

UKIMS a Irlandia Północna — co to zmienia w praktyce dla firm

Dla firm zarejestrowanych w Irlandii Północnej i przewożących towary z Wielkiej Brytanii UKIMS oznacza dostęp do uproszczonych deklaracji (Simplified Processes for Internal Market Movements) zamiast pełnego unijnego zgłoszenia celnego wymaganego wcześniej dla towarów potencjalnie zagrożonych wywozem do UE. Dla polskich firm handlujących z partnerami w Irlandii Północnej znaczenie ma to pośrednio: kontrahent po stronie brytyjskiej, który przewozi dalej towar z GB do NI, musi mieć własną autoryzację UKIMS, aby uniknąć dodatkowych formalności i kosztów celnych na tym odcinku łańcucha dostaw. Warto to zweryfikować przy planowaniu tras dostaw obejmujących Irlandię Północną, zwłaszcza przy rozliczeniach finansowych i podatkowych między podmiotami z różnych jurysdykcji — więcej o tym w naszym materiale o finansach i podatkach dla firm międzynarodowych.

UKIMS nie zastępuje innych wymogów regulacyjnych obowiązujących przy konkretnych kategoriach towarów — np. produktów spożywczych, dla których dodatkowe zasady sanitarno-fitosanitarne wprowadza odrębna umowa SPS UK–UE (patrz: umowa SPS UK-UE a eksport żywności). Autoryzacja UKIMS dotyczy statusu celnego przewozu, nie zwalnia z innych obowiązków dokumentacyjnych przy eksporcie towarów do Wielkiej Brytanii — pełną listę dokumentów i danych do przygotowania przed odprawą opisaliśmy w checkliście eksportu do UK na 2026 rok.

Najczęstsze błędy przy wniosku o UKIMS

• Niepełny formularz. HMRC wprost wskazuje niekompletne odpowiedzi jako główną przyczynę opóźnień w rozpatrywaniu wniosków.
• Brak przedstawiciela celnego w Irlandii Północnej dla firm zarejestrowanych w pozostałej części UK — bez niego wniosek nie spełnia wymogu „established in the UK”.
• Błędna kwalifikacja towaru jako „not at risk”, gdy w rzeczywistości towar trafi ostatecznie poza rynek UK (np. do Irlandii) — takie zgłoszenie naraża firmę na donaliczenie unijnych stawek celnych.
• Pominięcie progu obrotu przy towarach przetwarzanych — firmy przekraczające 2 mln GBP rocznego obrotu i prowadzące komercyjne przetworzenie towarów muszą sprawdzić, czy nadal kwalifikują się do deklarowania towarów jako „not at risk” na innej podstawie niż próg obrotowy.

Źródła

• GOV.UK — Apply for authorisation for the UK Internal Market Scheme if you bring goods into Northern Ireland
• GOV.UK — Internal Market Movements from Great Britain to Northern Ireland
• GOV.UK — Check if you can declare goods you bring into Northern Ireland 'not at risk' of moving to the EU
• GOV.UK / HMRC Agent Update, Issue 110 — UKIMS replacing UKTS and processing turnover threshold

Jeśli Twoja firma przewozi towary do Irlandii Północnej lub potrzebujesz pomocy z dokumentacją celną po stronie brytyjskiej, skontaktuj się z nami.

Najczęstsze pytania