REX-registratie aanvragen voor export naar het VK: wanneer, hoe en welke tekst

Wanneer heeft u een REX-nummer nodig voor export naar het VK?

Sinds de Brexit is het VK een derde land, maar het TCA geeft goederen van preferentiële oorsprong toegang tot nultarief. De Britse importeur baseert zijn claim volgens artikel 54 TCA op een door de exporteur opgesteld attest van oorsprong, of op de bij de importeur bekende informatie dat het product van oorsprong is. Gebruikelijk is een verklaring op de exportfactuur, paklijst of een ander handelsdocument. Die verklaring mag u als exporteur zelf opstellen, zonder dat een overheidsinstantie een certificaat afgeeft (RVO).

Of u daarvoor een REX-nummer nodig heeft, hangt af van de waarde van de zending. Het TCA zelf noemt geen drempel. Het Unierecht vult dat in: artikel 68 van Uitvoeringsverordening (EU) 2015/2447 (UVo DWU) regelt de registratie van exporteurs buiten het APS, dus ook voor het TCA. Noemt de regeling geen maximumbedrag, dan geldt voor een niet-geregistreerde exporteur 6.000 EUR per zending (artikel 68, lid 4, UVo DWU). Het Britse HMRC bevestigt dit: in de EU is het referentienummer van de exporteur het REX-nummer, en dat is nodig als de totale waarde van de zendingen hoger is dan 6.000 EUR (gov.uk).

Let op: het begrip "zending" heeft in het TCA een eigen definitie. Het gaat om producten die gelijktijdig van één exporteur naar één geadresseerde worden verzonden, of die onder één vervoersdocument of één factuur vallen (artikel 38 TCA). Splitst u een grote levering op in deelzendingen, laat dan vooraf toetsen of dat in uw geval nog dezelfde zending is. Hoe de oorsprong zelf wordt bepaald, leest u in onze gids Oorsprong van goederen vaststellen.

Wie kan zich registreren en wie niet?

Het TCA definieert de exporteur als een in een Partij gevestigde persoon die het product van oorsprong uitvoert of produceert en een attest van oorsprong opstelt (artikel 38 TCA). Voor leveringen naar het VK moet de exporteur dus in de EU gevestigd zijn; het kan een producent of een handelaar zijn. Volgens HMRC hoeft de exporteur de uitvoeraangifte niet zelf in te dienen: hij mag daarvoor een douanevertegenwoordiger aanstellen (gov.uk).

Een expediteur of transporteur die alleen vervoert of aangifte doet, is daarmee nog geen exporteur. In de Mededeling nr. 4 van de Douane staat dat een douane-expediteur geen exporteur is en zich daarom niet kan laten registreren; de onderneming die zich laat vertegenwoordigen, moet zichzelf registreren (Handboek Douane, Mededeling nr. 4). Die mededeling is geschreven voor het APS, maar artikel 68, lid 1, UVo DWU verklaart de APS-registratieregels van overeenkomstige toepassing buiten het APS (UVo DWU) en de Douane gebruikt één formulier voor APS en andere regelingen (formulier DO 164). De APS-tekst van het attest geldt niet voor het VK. Bij twijfel stelt u de vraag aan de Douane.

REX-registratie aanvragen bij Douane Nederland: de stappen

De Douane biedt twee routes (douane.nl: Aanvraag Geregistreerde exporteur):

1. Bepaal uw route. Heeft uw bedrijf eHerkenning met minimaal betrouwbaarheidsniveau EH3, dan vraagt u de registratie aan via het EU Customs Trader Portal. Volledig ingevulde aanvragen via dat portaal zijn volgens de Douane binnen 1 werkdag verwerkt.
2. Of gebruik het formulier. Download het formulier "Aanvraag Geregistreerde exporteur" (DO 164), vul het bij voorkeur digitaal in, onderteken het en mail het naar het Landelijk Oorsprong Team van de Douane (formulier). De verwerking duurt dan 2 tot maximaal 8 werkdagen.
3. Ontvang uw REX-nummer. Het nummer begint volgens de Douane met "NLREX", gevolgd door maximaal 8 cijfers (Mededeling nr. 4). U hoeft zich maar één keer te registreren; het nummer geldt voor alle preferentiële regelingen waarin REX wordt toegepast (RVO).
4. Controleer uw gegevens in de REX-database. De gegevens uit uw aanvraag kunnen op de openbare REX-website worden gepubliceerd; daarvoor vraagt het formulier uw toestemming (formulier, onderdeel 6). Britse en andere afnemers kunnen zo uw registratie nagaan (Europese Commissie).

Plan de registratie ruim vóór de eerste grote zending; de doorlooptijden zijn termijnen van de Douane, geen garantie.

Welke gegevens en documenten heeft u nodig?

Op het aanvraagformulier vult u onder meer de volgende onderdelen in (formulier DO 164):

• naam, adres en contactgegevens van de exporteur, plus het EORI-nummer (of TIN);
• of u in de eerste plaats producent of handelaar bent;
• een lijst van posten (4 cijfers) van het Geharmoniseerd Systeem, of hoofdstukken (2 cijfers) als uw goederen onder meer dan 20 posten vallen, met een indicatieve omschrijving. Zie ook onze uitleg over de HS-code;
• de ondertekende verklaring van de exporteur.

Met die verklaring verbindt u zich er onder meer toe alleen attesten op te stellen voor goederen die aan de oorsprongsregels voldoen, een passende boekhouding bij te houden, mee te werken aan controles en wijzigingen direct door te geven (formulier, onderdeel 5). Heeft u nog geen EORI-nummer, regel dat dan eerst. Meer over EORI-nummers voor het Verenigd Koninkrijk leest u in EORI-nummer aanvragen: Nederland, EU-controle en Brits GB-EORI.

De tekst van de oorsprongsverklaring onder het TCA

De tekst is vastgelegd in bijlage 7 van het TCA. U gebruikt de tekst in een van de taalversies uit die bijlage; de Britse importeur mag geen vertaling verlangen (artikel 56, lid 2). De Nederlandse versie luidt:

(Periode: van … tot en met … (1))
De exporteur van de producten waarop dit document van toepassing is (referentienr. exporteur … (2)), verklaart dat, tenzij indien uitdrukkelijk anders vermeld, deze producten van preferentiële oorsprong uit … (3) zijn.
… (4) (Plaats en datum)
… (Naam van de exporteur)

De Engelse versie, die uw Britse afnemer waarschijnlijk het gemakkelijkst leest, luidt: "The exporter of the products covered by this document (Exporter Reference No … ) declares that, except where otherwise clearly indicated, these products are of … preferential origin."

Zo vult u de velden in, volgens de voetnoten van bijlage 7:

• Periode (1): alleen invullen als het attest geldt voor meerdere zendingen van identieke producten. De periode mag niet langer zijn dan 12 maanden en alle invoer moet binnen die periode plaatsvinden. Anders mag het veld leeg blijven.
• Referentienummer exporteur (2): voor een exporteur uit de Unie is dat het nummer dat is toegekend volgens het Unierecht, dus uw REX-nummer. Heeft u geen nummer, dan mag het veld leeg blijven.
• Oorsprong (3): vermeld "de Unie" (in de Engelse versie "the Union"), niet Nederland. De bijlage kent als opties alleen het VK of de Unie.
• Plaats en datum (4): mag achterwege blijven als die informatie al op het document zelf staat.

Het attest komt op een factuur of ander handelsdocument waarop de producten voldoende duidelijk zijn omschreven om ze te identificeren. Het is 12 maanden geldig vanaf de datum van opstelling, of langer als de importerende Partij dat bepaalt, tot maximaal 24 maanden (artikel 56, leden 2 en 3). HMRC noemt voor uitvoer naar de EU 12 maanden en voor invoer in het VK 2 jaar (gov.uk).

Wat doet de Britse importeur met uw verklaring?

De claim op preferentiële behandeling wordt normaal in de invoeraangifte opgenomen. Wie in het VK met de Customs Declaration Service werkt, gebruikt bij een attest voor één zending code U110, en voor meerdere zendingen binnen 12 maanden code U111 (gov.uk). Een claim achteraf kan binnen drie jaar na invoer (of langer als het Britse recht dat toestaat), mits de importeur de grondslag voor de claim kan overleggen (artikel 55 TCA). Zorg dat uw Britse afnemer de verklaring voor de aangifte in handen heeft. Voor de Britse invoer lees ons overzicht Douaneafhandeling vanuit het VK en de pagina Export naar het VK.

Typische fouten bij REX en de oorsprongsverklaring

• Een verklaring opstellen boven 6.000 EUR zonder registratie. Voor een niet-geregistreerde exporteur geldt een maximum van 6.000 EUR per zending (artikel 68 UVo DWU).
• De verkeerde partij als exporteur. Het REX-nummer hoort bij de exporteur die het attest opstelt, niet bij de expediteur of de transporteur (artikel 38 TCA, Mededeling nr. 4).
• Een EUR.1 of certificaat aanvragen. Het TCA kent als grondslag alleen het attest van de exporteur of de kennis van de importeur (artikel 54). Een EUR.1 voegt niets toe.
• Nederland als oorsprong invullen. In bijlage 7 is de oorsprong "de Unie" of het VK. Dit is ook iets anders dan het land waar u de goederen heeft ingekocht of verzonden: oorsprong volgt uit de regels in bijlage ORIG-2 van het TCA (RVO, gov.uk).
• Verklaren zonder onderbouwing. De exporteur is verantwoordelijk voor de juistheid van het attest en de informatie (artikel 56, lid 1). Het attest moet berusten op informatie over de oorsprong, ook van de gebruikte materialen. Heeft u leveranciersverklaringen nodig, zorg dan dat u ze heeft vóór u het attest opstelt; HMRC eist dat van Britse exporteurs (gov.uk).
• De verklaring niet op een document met productomschrijving zetten. Zonder identificeerbare producten is het attest onbruikbaar (artikel 56, lid 2).
• Wijzigingen niet doorgeven. Met het aanvraagformulier verbindt u zich om wijzigingen in uw registratiegegevens onmiddellijk te melden (formulier).
• Aannemen dat 0% vanzelf geldt. Het nultarief geldt alleen voor goederen die aan de oorsprongsregels voldoen en waarvoor de preferentie wordt geclaimd (gov.uk).

Kleine vergissingen of afwijkingen in het attest vormen volgens het TCA geen reden om de preferentie te weigeren (artikel 57). Reken daar niet op: structurele fouten kunnen wel tot weigering of controle leiden.

Bewaren en controle

Een exporteur die een attest van oorsprong heeft opgesteld, bewaart een kopie en alle gegevens die de oorsprongsstatus aantonen minstens vier jaar na de opstelling; de stukken mogen elektronisch worden bewaard (artikel 59, leden 2 en 3). De importeur bewaart het attest minstens drie jaar na invoer (artikel 59, lid 1). Kan bij een verificatie de oorsprong niet worden aangetoond, dan mag de Britse douane de preferentie weigeren en betaalt uw afnemer het gewone invoerrecht (artikel 63 TCA). Voor onjuiste documenten kunnen bevoegde autoriteiten bovendien administratieve maatregelen en, waar van toepassing, sancties opleggen (artikel 65).

Hulp bij de Britse kant van uw export

De REX-aanvraag en het opstellen van het attest zijn zaken van de exporteur zelf. Wij vervangen die stappen niet en doen geen aangifte in Nederland. Wel verzorgen wij douaneaangiften in het VK en in Polen en denken wij mee over de documenten aan Britse zijde, bijvoorbeeld hoe uw verklaring aansluit op de invoeraangifte van uw afnemer. Neem contact met ons op via de contactpagina. Let op: onze klantenservice werkt uitsluitend in het Pools en het Engels. Meer achtergrond vindt u in het Engelstalige artikel Statement on origin and the REX system in UK-EU trade.

Veelgestelde vragen