Deklaracja dostawcy o pochodzeniu towaru – rodzaje, wzór i rola w handlu UK–UE

Czym jest deklaracja dostawcy

Deklaracja dostawcy to dokument, w którym dostawca towaru lub materiału informuje swojego odbiorcę (np. producenta lub eksportera) o statusie pochodzenia dostarczanego towaru – czy jest on pochodzący z Unii Europejskiej w rozumieniu reguł pochodzenia, czy nie. Sam dostawca zwykle nie eksportuje towaru za granicę UE, ale jego oświadczenie jest niezbędnym elementem układanki, gdy finalny eksporter musi udowodnić pochodzenie produktu złożonego z wielu komponentów. Zasady sporządzania deklaracji reguluje rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/2447 (art. 61–63 oraz załączniki 22-15 i 22-16), a od 2026 r. obowiązują też zaktualizowane wzory wynikające z rozporządzenia wykonawczego 2020/2254 i późniejszych zmian.

Rodzaje deklaracji dostawcy

Deklaracja jednorazowa (krótkoterminowa)

Sporządzana jest odrębnie dla każdej przesyłki towarów i towarzyszy fakturze, dokumentowi dostawy lub innemu dokumentowi handlowemu dotyczącemu tej konkretnej dostawy. Wzór znajduje się w załączniku 22-15 rozporządzenia wykonawczego 2015/2447.

Deklaracja długoterminowa

Gdy dostawca regularnie dostarcza danemu odbiorcy towary o jednakowym, przewidywalnym statusie pochodzenia, może sporządzić jedną deklarację długoterminową obejmującą wszystkie kolejne przesyłki w danym okresie – obejmującą okres nie dłuższy niż 24 miesiące; dopuszczalny początek i koniec tego okresu względem daty sporządzenia deklaracji określa art. 62 rozporządzenia wykonawczego (UE) 2015/2447. Wzór określa załącznik 22-16. Jeśli w trakcie obowiązywania deklaracji zmieni się status pochodzenia dostarczanych towarów, dostawca musi niezwłocznie poinformować odbiorcę i w razie potrzeby wycofać deklarację.

Treść deklaracji

Deklaracja dostawcy powinna zawierać co najmniej: dane dostawcy i odbiorcy, opis towarów pozwalający je zidentyfikować, wskazanie statusu pochodzenia (pochodzący/niepochodzący z UE w rozumieniu konkretnej preferencyjnej umowy handlowej), miejsce i datę sporządzenia oraz podpis osoby upoważnionej (lub jego elektroniczny odpowiednik, jeśli dopuszczony przez organ celny). Dokument sporządza się na fakturze, specyfikacji dostawy lub jako odrębny załącznik – forma nie musi być identyczna z urzędowym drukiem, o ile zawiera wszystkie wymagane elementy.

Rola w umowie o handlu i współpracy UK–UE (TCA)

Umowa o handlu i współpracy między UE a Wielką Brytanią (TCA) przewiduje zerowe cło i zerowe kontyngenty dla towarów pochodzących, pod warunkiem spełnienia reguł pochodzenia określonych w Protokole o regułach pochodzenia. Gdy produkt eksportowany do UK składa się z komponentów kupowanych od różnych dostawców w UE, eksporter potrzebuje deklaracji dostawcy od każdego z nich, aby wykazać, jaka część wartości lub które materiały mają status pochodzący. Bez tych deklaracji eksporter nie jest w stanie samodzielnie sporządzić wiarygodnego oświadczenia o pochodzeniu (statement on origin) na potrzeby preferencyjnej odprawy w UK, a HMRC lub organ unijny może zakwestionować zastosowaną preferencję podczas kontroli następczej.

Weryfikacja i przechowywanie

Odbiorca deklaracji (np. eksporter) powinien zweryfikować jej kompletność i spójność z pozostałą dokumentacją zakupową, a następnie przechowywać ją co najmniej przez okres wymagany do celów kontroli celnej – w UE zasadniczo 3 lata od końca roku, w którym dokonano zgłoszenia, choć krajowe przepisy (Ordynacja podatkowa) mogą wydłużać ten termin ze względu na przedawnienie zobowiązań podatkowych. Organy celne obu stron TCA mogą zwrócić się o okazanie deklaracji dostawcy w ramach weryfikacji pochodzenia towaru.

Praktyczny przebieg – przykład

Załóżmy, że polski producent maszyn kupuje część komponentów od dostawcy z Niemiec, a resztę importuje spoza UE. Aby wykazać, że gotowa maszyna spełnia unijne reguły pochodzenia i może być eksportowana do UK z zerowym cłem, producent musi zgromadzić długoterminowe deklaracje dostawcy od niemieckiego kontrahenta, potwierdzające unijny status pochodzenia dostarczanych części. Na tej podstawie producent wykonuje własną kalkulację reguły pochodzenia (np. reguły zmiany klasyfikacji taryfowej lub reguły wartości dodanej, w zależności od pozycji CN) i dopiero wtedy może samodzielnie wystawić oświadczenie o pochodzeniu dla brytyjskiego odbiorcy.

Co grozi za brak lub błędną deklarację dostawcy

Brak deklaracji dostawcy nie jest sam w sobie sankcjonowany, ale uniemożliwia rzetelne wystawienie oświadczenia o pochodzeniu. Jeśli eksporter mimo braku takiej dokumentacji zadeklaruje preferencyjne pochodzenie, a kontrola następcza wykaże, że towar go nie spełniał, organ celny kraju przywozu odmówi zastosowania preferencji i zażąda od importera zapłaty cła według stawki podstawowej wraz z odsetkami. W skrajnych przypadkach, gdy błąd wynikał z celowego wprowadzenia w błąd, sprawa może być rozpatrywana na gruncie przepisów karnych skarbowych.

Aktualizacje wzorów i przepisów

Wzory deklaracji dostawcy były modyfikowane rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2020/2254, które doprecyzowało m.in. sposób sporządzania oświadczeń o pochodzeniu na podstawie deklaracji dostawcy w okresie przejściowym związanym ze zmianami reguł pochodzenia w ramach systemu paneuromedyterrańskiego (PEM). Przedsiębiorcy powinni na bieżąco sprawdzać, czy stosowany przez nich wzór deklaracji jest zgodny z aktualnie obowiązującym załącznikiem, ponieważ Komisja Europejska okresowo aktualizuje formularze i wersje językowe tekstu deklaracji.

Kto odpowiada za organizację obiegu deklaracji w firmie

W średnich i większych firmach produkcyjnych za zbieranie i archiwizację deklaracji dostawcy odpowiada zwykle dział zakupów we współpracy z działem celnym lub zewnętrzną agencją celną. Dobrą praktyką jest wprowadzenie do umów z kluczowymi dostawcami klauzuli zobowiązującej ich do automatycznego dostarczania aktualnej deklaracji długoterminowej przy każdym odnowieniu kontraktu oraz do niezwłocznego informowania o zmianie statusu pochodzenia dostarczanych komponentów. Brak takiej klauzuli oznacza, że firma dowiaduje się o problemie dopiero podczas przygotowywania dokumentacji eksportowej – często pod presją czasu, tuż przed wysyłką.

Deklaracja dostawcy a kontrola następcza w Polsce

Krajowa Administracja Skarbowa, prowadząc kontrolę celno-skarbową u eksportera, może zażądać przedstawienia wszystkich deklaracji dostawcy, na podstawie których ustalono pochodzenie eksportowanego towaru, wraz z dokumentacją zakupową potwierdzającą, że towar opisany w deklaracji rzeczywiście trafił do produkcji. Rozbieżności między ilością towaru wskazaną w deklaracji dostawcy a ilością faktycznie zużytą w produkcji eksportowanych wyrobów są jednym z typowych ustaleń kontroli i mogą prowadzić do zakwestionowania całej partii oświadczeń o pochodzeniu wystawionych w danym okresie.

Deklaracja dostawcy w kontekście innych preferencyjnych umów UE

Mechanizm deklaracji dostawcy nie jest zarezerwowany wyłącznie dla relacji UK–UE – funkcjonuje na tych samych zasadach w handlu z innymi partnerami, z którymi UE ma zawarte umowy preferencyjne, np. w ramach systemu paneuromedyterrańskiego (PEM) obejmującego m.in. kraje EFTA, Turcję i państwa regionu Morza Śródziemnego. Firmy eksportujące jednocześnie do kilku regionów objętych różnymi umowami powinny pamiętać, że reguły pochodzenia i wymagana dokumentacja mogą się nieznacznie różnić między umowami – deklaracja dostawcy przygotowana z myślą o jednej umowie preferencyjnej nie zawsze automatycznie wystarcza do udokumentowania pochodzenia na potrzeby innej.

Deklaracja zastępcza (delegowana) w łańcuchach wieloetapowych

W dłuższych łańcuchach dostaw, gdy towar przechodzi przez kilku pośredników zanim trafi do finalnego eksportera, przepisy dopuszczają w określonych warunkach sporządzenie tzw. zastępczej deklaracji dostawcy przez pośrednika, który sam otrzymał deklarację od swojego dostawcy i przekazuje ją dalej w niezmienionej treści merytorycznej. Pośrednik odpowiada wówczas za zgodność przekazywanych informacji ze źródłową deklaracją, nawet jeśli sam nie ma pełnej wiedzy technicznej o procesie produkcji towaru u pierwotnego dostawcy – dlatego w praktyce warto zachowywać pełny łańcuch dokumentów źródłowych, a nie tylko ostatnią przekazaną wersję.

Zobacz też powiązane poradniki

• Pochodzenie towaru – zasady ogólne
• Zasady pochodzenia UK–UE: kiedy pozwalają uniknąć cła
• Oświadczenie o pochodzeniu i system REX

Jeśli przygotowujesz dokumentację pochodzenia dla eksportu do UK, skontaktuj się z nami.

Najczęstsze pytania