Deklaracja dostawcy o pochodzeniu towaru – rodzaje, wzór i rola w handlu UK–UE

Czym jest deklaracja dostawcy

Deklaracja dostawcy to dokument, w którym dostawca towaru lub materiału informuje swojego odbiorcę (np. producenta lub eksportera) o statusie pochodzenia dostarczanego towaru – czy jest on pochodzący z Unii Europejskiej w rozumieniu reguł pochodzenia, czy nie. Sam dostawca zwykle nie eksportuje towaru za granicę UE, ale jego oświadczenie jest niezbędnym elementem układanki, gdy finalny eksporter musi udowodnić pochodzenie produktu złożonego z wielu komponentów. Zasady sporządzania deklaracji reguluje rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/2447 (art. 61–62 oraz załączniki 22-15 i 22-16).

Rodzaje deklaracji dostawcy

Deklaracja pojedyncza

Sporządzana jest dla konkretnej przesyłki towarów (art. 61 rozporządzenia wykonawczego (UE) 2015/2447) i dołączana do faktury, dokumentu dostawy lub innego dokumentu handlowego dotyczącego tej dostawy. Można ją wystawić także po dokonaniu dostawy. Wzór dla towarów o preferencyjnym statusie pochodzenia znajduje się w załączniku 22-15.

Deklaracja długoterminowa

Gdy dostawca regularnie dostarcza danemu odbiorcy towary o jednakowym, przewidywalnym statusie pochodzenia, może sporządzić jedną deklarację długoterminową obejmującą wszystkie kolejne przesyłki w danym okresie – obejmującą okres nie dłuższy niż 24 miesiące od daty początkowej (art. 62 rozporządzenia wykonawczego (UE) 2015/2447). Data początkowa może przypadać do 12 miesięcy przed albo do 6 miesięcy po dacie wystawienia deklaracji. Wzór dla towarów o preferencyjnym statusie pochodzenia określa załącznik 22-16. Jeśli deklaracja przestaje być ważna wobec części lub wszystkich dostarczanych towarów, dostawca musi niezwłocznie poinformować o tym odbiorcę.

Treść deklaracji

Deklaracja dostawcy powinna zawierać co najmniej: dane dostawcy i odbiorcy, opis towarów pozwalający je zidentyfikować, wskazanie statusu pochodzenia (pochodzący/niepochodzący z UE w rozumieniu konkretnej preferencyjnej umowy handlowej), miejsce i datę sporządzenia oraz podpis osoby upoważnionej (lub jego elektroniczny odpowiednik, jeśli dopuszczony przez organ celny). Dokument sporządza się na fakturze, specyfikacji dostawy lub jako odrębny załącznik – forma nie musi być identyczna z urzędowym drukiem, o ile zawiera wszystkie wymagane elementy.

Rola w umowie o handlu i współpracy UK–UE (TCA)

Umowa o handlu i współpracy między UE a Wielką Brytanią (TCA) przewiduje zerowe cło i zerowe kontyngenty dla towarów pochodzących, pod warunkiem spełnienia reguł pochodzenia określonych w Protokole o regułach pochodzenia. Gdy produkt eksportowany do UK składa się z komponentów kupowanych od różnych dostawców w UE, eksporter potrzebuje deklaracji dostawcy od każdego z nich, aby wykazać, jaka część wartości lub które materiały mają status pochodzący. Bez tych deklaracji eksporter nie jest w stanie samodzielnie sporządzić wiarygodnego oświadczenia o pochodzeniu (statement on origin) na potrzeby preferencyjnej odprawy w UK, a HMRC lub organ unijny może zakwestionować zastosowaną preferencję podczas kontroli następczej. Odrębny wzór deklaracji dostawcy przewidziany w samej TCA (załącznik ORIG-3) służy kumulacji, czyli uwzględnieniu materiałów lub obróbki pochodzących z drugiej strony umowy.

Weryfikacja i przechowywanie

Odbiorca deklaracji (np. eksporter) powinien zweryfikować jej kompletność i spójność z pozostałą dokumentacją zakupową, a następnie przechowywać ją razem z dokumentacją pochodzenia. W handlu UK–UE eksporter musi przechowywać dokumentację potwierdzającą pochodzenie co najmniej 4 lata od sporządzenia oświadczenia o pochodzeniu (TCA); krajowe przepisy (np. Ordynacja podatkowa) mogą wymagać dłuższego przechowywania dokumentów. Organy celne obu stron TCA mogą zwrócić się o okazanie deklaracji dostawcy w ramach weryfikacji pochodzenia towaru.

Praktyczny przebieg – przykład

Załóżmy, że polski producent maszyn kupuje część komponentów od dostawcy z Niemiec, a resztę importuje spoza UE. Aby wykazać, że gotowa maszyna spełnia unijne reguły pochodzenia i może być eksportowana do UK z zerowym cłem, producent musi zgromadzić długoterminowe deklaracje dostawcy od niemieckiego kontrahenta, potwierdzające unijny status pochodzenia dostarczanych części. Na tej podstawie producent wykonuje własną kalkulację reguły pochodzenia (np. reguły zmiany klasyfikacji taryfowej lub reguły wartości dodanej, w zależności od pozycji CN) i dopiero wtedy może samodzielnie wystawić oświadczenie o pochodzeniu dla brytyjskiego odbiorcy.

Co grozi za brak lub błędną deklarację dostawcy

Brak deklaracji dostawcy przede wszystkim uniemożliwia rzetelne wystawienie oświadczenia o pochodzeniu. Jeśli eksporter mimo braku takiej dokumentacji zadeklaruje preferencyjne pochodzenie, a kontrola następcza wykaże, że towar go nie spełniał, organ celny kraju przywozu odmówi zastosowania preferencji i zażąda od importera zapłaty cła według stawki podstawowej wraz z odsetkami. W skrajnych przypadkach, gdy błąd wynikał z celowego wprowadzenia w błąd, sprawa może być rozpatrywana na gruncie przepisów karnych skarbowych.

Aktualizacje wzorów i przepisów

Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2020/2254 wprowadzało środek przejściowy dotyczący deklaracji dostawcy, który obowiązywał do 31 grudnia 2021 r. i wygasł – nie należy się na nie powoływać przy bieżących dostawach. Obecnie wzory deklaracji dostawcy dla towarów o preferencyjnym statusie pochodzenia określają załączniki 22-15 i 22-16 rozporządzenia wykonawczego (UE) 2015/2447. Przedsiębiorcy powinni sprawdzać, czy stosowany przez nich wzór jest zgodny z aktualnym brzmieniem tych załączników.

Kto odpowiada za organizację obiegu deklaracji w firmie

W średnich i większych firmach produkcyjnych za zbieranie i archiwizację deklaracji dostawcy odpowiada zwykle dział zakupów we współpracy z działem celnym lub zewnętrzną agencją celną. Dobrą praktyką jest wprowadzenie do umów z kluczowymi dostawcami klauzuli zobowiązującej ich do automatycznego dostarczania aktualnej deklaracji długoterminowej przy każdym odnowieniu kontraktu oraz do niezwłocznego informowania o zmianie statusu pochodzenia dostarczanych komponentów. Brak takiej klauzuli oznacza, że firma dowiaduje się o problemie dopiero podczas przygotowywania dokumentacji eksportowej – często pod presją czasu, tuż przed wysyłką.

Deklaracja dostawcy a kontrola następcza w Polsce

Krajowa Administracja Skarbowa, prowadząc kontrolę celno-skarbową u eksportera, może zażądać przedstawienia wszystkich deklaracji dostawcy, na podstawie których ustalono pochodzenie eksportowanego towaru, wraz z dokumentacją zakupową potwierdzającą, że towar opisany w deklaracji rzeczywiście trafił do produkcji. Rozbieżności między ilością towaru wskazaną w deklaracji dostawcy a ilością faktycznie zużytą w produkcji eksportowanych wyrobów są jednym z typowych ustaleń kontroli i mogą prowadzić do zakwestionowania całej partii oświadczeń o pochodzeniu wystawionych w danym okresie.

Deklaracja dostawcy w kontekście innych preferencyjnych umów UE

Mechanizm deklaracji dostawcy nie jest zarezerwowany wyłącznie dla relacji UK–UE – funkcjonuje na tych samych zasadach w handlu z innymi partnerami, z którymi UE ma zawarte umowy preferencyjne, np. w ramach systemu paneuromedyterrańskiego (PEM) obejmującego m.in. kraje EFTA, Turcję i państwa regionu Morza Śródziemnego. Firmy eksportujące jednocześnie do kilku regionów objętych różnymi umowami powinny pamiętać, że reguły pochodzenia i wymagana dokumentacja mogą się nieznacznie różnić między umowami – deklaracja dostawcy przygotowana z myślą o jednej umowie preferencyjnej nie zawsze automatycznie wystarcza do udokumentowania pochodzenia na potrzeby innej.

Deklaracje w łańcuchach wieloetapowych

W dłuższych łańcuchach dostaw, gdy towar przechodzi przez kilku pośredników, zanim trafi do finalnego eksportera, każdy dostawca odpowiada za treść deklaracji, którą sam wystawia. W praktyce warto zachowywać pełny łańcuch dokumentów źródłowych (deklaracje otrzymane od własnych dostawców i dokumenty zakupu), a nie tylko ostatnią deklarację – ułatwia to wykazanie pochodzenia podczas weryfikacji.

Zobacz też powiązane poradniki

• Pochodzenie towaru – zasady ogólne
• Zasady pochodzenia UK–UE: kiedy pozwalają uniknąć cła
• Oświadczenie o pochodzeniu i system REX

Jeśli przygotowujesz dokumentację pochodzenia dla eksportu do UK, skontaktuj się z nami.

Najczęstsze pytania