Faktura eksportowa do UK powinna zawierać dane sprzedawcy (z numerem EORI) i nabywcy, szczegółowy opis towaru z kodem HS, ilość, wartość, walutę oraz warunki Incoterms. Jej dane muszą zgadzać się ze zgłoszeniem wywozowym w Polsce i z odprawą importową w UK.
Spis treści
Do czego służy faktura eksportowa
Wysyłka z Polski do Wielkiej Brytanii to dwie odprawy: wywozowa w Polsce (zgłoszenie w systemie AES, dostępnym przez PUESC) i importowa w UK (zgłoszenie w CDS składane przez importera lub jego przedstawiciela). Faktura handlowa jest dokumentem, z którego korzystają obie strony, dlatego jej dane muszą być spójne z oboma zgłoszeniami. Rozbieżność między fakturą a zgłoszeniem może prowadzić do zatrzymania przesyłki do wyjaśnienia. Dla eksportera faktura jest też podstawą rozliczenia VAT; stawkę 0% stosuje się pod warunkiem posiadania potwierdzenia wywozu (zob. niżej).
Co powinna zawierać faktura
- Sprzedawca: pełna nazwa, adres i numer EORI eksportera.
- Nabywca: pełna nazwa i adres; jeśli to nabywca importuje towar w UK, warto podać jego numer EORI GB — importer potrzebuje go do zgłoszenia w CDS.
- Numer i data faktury.
- Dokładny opis towaru — konkretny, a nie ogólny („elektronika”, „części”); najlepiej po angielsku, aby importer i urzędnicy mogli go łatwo wykorzystać.
- Kod HS/CN — pierwsze 6 cyfr jest wspólne w systemie zharmonizowanym, UE stosuje 8 cyfr (CN), a UK 10 cyfr. Jak znaleźć kod, opisujemy w poradniku o kodach HS.
- Ilość, jednostka, wagi oraz wartość jednostkowa i łączna w jednej walucie transakcji.
- Warunki Incoterms z miejscem, np. DAP London — mają wpływ na wartość celną w UK. Różnice wyjaśniamy w artykule o Incoterms EXW, FCA i DAP, a o ryzykach modelu dostawy — w tekście DDP czy DAP przy eksporcie do UK.
- Kraj pochodzenia towaru. Jeśli importer ma skorzystać z preferencji w ramach umowy UE–UK (TCA), oświadczenie o pochodzeniu można umieścić na fakturze; samo kupno w UE nie oznacza pochodzenia preferencyjnego.
Jak przebiega zgłoszenie wywozowe
Po przygotowaniu faktury i dokumentów przewozowych eksporter (lub agencja celna) składa zgłoszenie wywozowe w AES. Po jego przyjęciu system nadaje numer MRN i generuje dokument towarzyszący eksportowi (EAD), który jedzie z towarem. Gdy towar opuści obszar celny UE, system wysyła komunikat potwierdzający wywóz (IE599). Importer w UK składa osobno zgłoszenie importowe w CDS, korzystając m.in. z Twojej faktury. Więcej o tym, co przygotować przed odprawą, znajdziesz w checkliście dokumentów do eksportu do UK.
VAT 0%: dowód wywozu
W eksporcie towarów stawka VAT wynosi 0%, ale pod warunkiem że przed upływem terminu na złożenie deklaracji za dany okres otrzymasz dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium UE (art. 41 ust. 4 i 6 ustawy o VAT). Takim dokumentem jest w szczególności dokument elektroniczny z systemu obsługi zgłoszeń wywozowych albo potwierdzony przez organ celny wydruk (art. 41 ust. 6a) (tekst jednolity ustawy o VAT, ISAP). Wymogi dotyczące fakturowania i KSeF opisujemy w artykule faktura handlowa eksport do UK: pola, KSeF i VAT 0%.
Najczęstsze błędy na fakturze
- wartość na fakturze inna niż we zgłoszeniu celnym,
- brak numeru EORI eksportera lub brak danych importera potrzebnych do odprawy w UK,
- zbyt ogólny opis towaru albo błędny kod HS/CN,
- brak Incoterms lub brak miejsca dostawy,
- niezgodność wag, ilości lub liczby paczek z dokumentami przewozowymi.
Pełniejszą listę znajdziesz w artykule faktura handlowa do UK — 8 błędów przy odprawie. Przed załadunkiem warto sprawdzić komplet dokumentów według jednej, stałej listy kontrolnej.
Jak długo przechowywać dokumenty
- Dokumenty celne w UE: co najmniej 3 lata (art. 51 unijnego kodeksu celnego).
- Faktury i ewidencje VAT w Polsce: do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 i 112a ustawy o VAT).
- Dokumenty celne w UK: 4 lata dla towarów zgłoszonych do HMRC, a dokumentacja VAT co najmniej 6 lat (HMRC: Archiving your trade documents).
Współpraca z agencją celną
Agencja pomaga sprawdzić fakturę przed zgłoszeniem, ustalić kod taryfowy i zgłosić towar w AES lub CDS. Zobacz też stronę o eksporcie do UK z Polski. Masz fakturę do sprawdzenia? Skontaktuj się z nami.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług (tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1263) — ISAP
- HMRC: Archiving your trade documents
- GOV.UK: Get an EORI number
- UK Trade Tariff
Najczęstsze pytania
Jakie elementy powinna zawierać faktura eksportowa do Wielkiej Brytanii?
Dane sprzedawcy z numerem EORI i nabywcy, numer i datę faktury, dokładny opis towaru z kodem HS lub CN, ilość, wartość jednostkową i łączną, walutę, warunki Incoterms z miejscem dostawy oraz kraj pochodzenia. Dane muszą zgadzać się ze zgłoszeniem wywozowym i importowym.
Czym różni się numer EORI od NIP przy eksporcie?
NIP to polski identyfikator podatkowy, a EORI to identyfikator celny wymagany m.in. w zgłoszeniu wywozowym eksportera. Importer w UK potrzebuje własnego numeru EORI GB do zgłoszenia importowego. Numer EORI nie zastępuje NIP w rozliczeniach VAT.
Jakie systemy obsługują zgłoszenia eksportowe i importowe?
Wywóz z Polski zgłasza się w systemie AES (dostępnym przez PUESC), a po przyjęciu zgłoszenia system nadaje MRN i generuje dokument EAD. Import do UK zgłasza się w CDS prowadzonym przez HMRC; robi to importer lub jego przedstawiciel celny.
Kiedy mogę zastosować stawkę VAT 0% na eksport?
Gdy przed upływem terminu na złożenie deklaracji za dany okres otrzymasz dokument potwierdzający wywóz towaru poza UE, np. dokument elektroniczny z systemu obsługi zgłoszeń wywozowych (art. 41 ust. 4, 6 i 6a ustawy o VAT). Jeśli dokument nie dotrze w tym terminie, dostawę wykazuje się w następnym okresie ze stawką 0%, o ile dokument dotrze przed terminem deklaracji za ten okres; w przeciwnym razie stosuje się stawkę krajową, a po otrzymaniu dokumentu można skorygować podatek (art. 41 ust. 7 i 9).
Jak długo przechowywać dokumentację eksportową?
Dokumenty celne w UE co najmniej 3 lata, a faktury i ewidencje VAT w Polsce do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W UK dokumenty celne trzeba przechowywać 4 lata, a dokumentację VAT co najmniej 6 lat.
Powiązane poradniki
Masz podobną sprawę? Zapytaj agencję celną
Opisz towar lub pojazd, trasę i termin. Odpowiadamy w dni robocze, zwykle tego samego dnia.
Coś poszło nie tak. Spróbuj ponownie albo napisz do nas e-mail lub na WhatsApp.